Правила оформлення реквізитів Назва : Секретар друкарка Професія : 4115-1UA003 Код : Цілі




Скачати 44,57 Kb.
Дата конвертації03.07.2018
Розмір44,57 Kb.

Навчальний елемент

  • Назва:
  • Секретар - друкарка
  • Професія:
  • 4115--1UA003
  • Код:
  • Цілі:
  • після вивчення цього навчального елементу,
  • Ви зможете:
    • оформлювати документи, використовуючи та розміщуючи при цьому реквізити в певному порядку.
  • У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами. Виконання правил оформлення документів забезпечує:
      • юридичну силу документів;
      • організацію швидкого пошуку документів;
      • використання персональних електроннообчислюваль-них машин та інших технічних засобів для складання документів;
      • культуру діловиробничого процесу.
  • 2. У будь-якому документі управління є його неодмінні і обов’язкові складові елементи (дати, тексти, підписи, адреси тощо). Вони називаються реквізитами, їх максимальна кількість визначається числом 31. Проте у кожному конкретному випадку практично реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (акт, лист, угода, наказ) має відповідно визначений набір реквізитів.
  • 3. Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів і їх розміщення:
      • № 1. Державний герб України;
      • №2. Емблема організації чи підприємства;
      • №3. Зображення нагород;
      • №4. Код підприємства, установи чи організації за Загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);
      • №5. Код форми документа за Загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ЗКУД);
      • №6. Назва міністерства чи відомства;
      • №7. Назва установи, організації чи підприємства;
      • №8. Назва структурного підрозділу;
      • №9. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреси; номер телетайпу (абонементного телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
      • №10. Назва виду документу;
      • №11. Дата;
      • №12. Індекс;
      • №13. Посилання на індекс та дату вхідного документа;
      • №14. Місце складання та видання;
      • №15. Гриф обмеження доступу до документа;
      • №16. Адресат;
      • №17. Гриф затвердження;
      • №18. Резолюція;
      • №19. Заголовок до тексту;
      • №20. Відмітка про контроль;
      • №21. Текст;
      • №22. Відмітка про наявність додатка;
      • №23. Підпис;
      • №24. Гриф погодження;
      • №25. Візи;
      • №26. Печатка;
      • №27. Відмітка про засвідчення (завірення) копій;
      • №28. Прізвище виконавця та номер його телефону;
      • №29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
      • №30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій;
      • №31. Відмітка про надходження.
  • 4. Кожний документ можна поділити на три головні частини:
      • заголовочну частину (до неї відносяться реквізити, що розміщені до тексту - реквізити штампу бланка);
      • основну частину (реквізити «текст» і «додатки»);
      • оформлення (реквізити, що розміщуються нижче тексту - додатків).
  • 5. У документах, оформлених на двох і більше сторінках, реквізити 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30 слід помістити на останній сторінці.
  • 6. Розгляньте формуляр – зразок службових документів з позначенням реквізитів.
  • 7. У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних фірм не використовується , як правило, реквізит «1 - державний герб». Він ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким надається таке право.
  • 8. Майте на увазі, що реквізит «3 - зображення нагород» також не використовується при розробці бланку фірми.
  • 9. Особливо важливим є правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, печатка, гриф затвердження, які надають документу юридичну силу.
  • 10. Розглянемо найважливіші реквізити документів, що використовуються у сучасній практиці комерційної діяльності.
  • 11. Реквізит «емблема організації». Емблема організації - умовно символічне графічне зображення, що реєструється відповідним чином. Як емблема організації може бути використаний товарний знак, малюнок, абревіатура, різне комбіноване зображення. При кутовому розміщенні реквізитів емблема буде в лівому верхньому куті аркуша, а при поздовжньому (центровому) - посередині верхньої частини сторінки.
  • 12. Реквізит «назва організації». Особа, яка є комерційною організацією, повинна мати фірменну назву. Назву організації пишіть у суворій відповідності з назвою, зареєстрованою в установчих документах: (статуті підприємства чи установчій угоді). У назві використовуйте загальноприйняті скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) та інші. Реквізит «Назва організації» розташовуйте під реквізитом «емблема організації».
  • 13. Реквізит «індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку». Сукупність наведених у реквізиті даних є юридичною адресою підприємства. Він оформляється тільки на бланках для листів за допомогою засобів оргтехніки або вноситься типографським способом при виготовленні бланків.
  • 14. Реквізит «назва виду документу». Назва виду документа дає загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його реквізитів, структуру тексту, степінь обов’язковості виконання його вимог. Розташовуйте його у заголовній частині документа після реквізиту «назва організації» та юридичної адреси і друкуйте великими літерами. Наприклад: ДОВІДКА, НАКАЗ. Цей реквізит є одним з найважливіших. Проставляйте його на всіх документах, за вийнятком листів і факсів. Для листів назву виду документа використовуйте лише в гарантійних листах (ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ) кутовим чи центровим способом.
  • 15. Реквізит «дата». Дата є обов’язковим елементом всіх документів, що забезпечує юридичну силу документа. Датою документа є:
    • дата його підписання (для наказів, листів, факсів, довідок);
    • дата його затвердженя (для планів, звітів, правил, інструкції);
    • дата подій, що в ньому зафіксована (для протоколів, актів)
  • 16. Всі дати в документі оформляйте шестизначним числом, арабськими цифрами, кожні дві цифри відділяйте крапкою у такій послідовності: число, місяць, рік.
  • Наприклад: дату 2 березня 1999 року треба оформляти так: 02.03.99.
  • 17. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, користуйтеся словесно-цифровим способом оформлення дат. Наприклад, 6 травня 1999 року. Подібний спосіб оформлення дати рекомендується у листуванні з іноземними діловими партнерами.
  • 18. Запам’ятайте, що для більшості документів дата ставиться при завершенні оформлення документа чи при його реєстрації. Вона вказується у верхній заголовочній частині аркуша нижче реквізиту «назва виду документа» і друкується від межі лівого поля (від нульового положення табулятора).
  • 19. Реквізит «індекс (№) документа». Індексом є умовне позначення документа, що присвоюється йому при реєстрації (наприклад, порядковий номер). Індекс (№) документа проставляйте на вихідних, вхідних і внутрішніх документах фірми поруч з реквізитом «дата». З другого положення табулятора чи з сьомого в залежності від прийнятого способу розміщення реквізитів.
  • 20. Майте на увазі, що порядкові номери проставляються в зростаючій послідовності в межах одного календарного року на таких документах, як протоколи, накази, акти, довідки, трудові котракти і т.п. Номери комерційних контрактів мають подвійну нумерацію.
  • Наприклад: № 14/36, де 14 - порядковий номер документа в одній фірмі, а 36 - порядковий номер цього документа в фірмі-контрагенті.
  • 21. Індекс (№) документа складається з порядкового номера документа, індекса структурного підрозділу (чи індекса службової особи), що готувала документ, та номера справи за номенклатурою, що підшивається. Наприклад, запис №66/01-07 означає, що 66 - номер документа в журналі реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 - номер структурного підрозділу, 07 - номер справи у цьому підрозділі.
  • 22. Запам’ятайте, що порядкові номери присвоюються окремо вхідним, окремо вихідним та окремо внутрішнім документам.
  • 23. Реквізит «посилання на індекс і дату вхідного документа». Місце для цього реквізита визначається тільки на бланку для листів і факсів. Заповнюйте його при оформленні листа-відповіді на вхідний лист. Дату і номер для посилання зазначайте з ініціативного листа і оформляйте таким чином:
  • На № 81/02-04 від 06.08.99
  • 24. Це посилання допомагає фірмі-контрагенту, яка отримує лист-відповідь, швидко знайти копію ініціативного листа. Реквізит, «посилання на індекс і дату вхідного документа» розміщуйте нижче реквізитів «дата» і «індекс» з нульового положення табулятора.
  • 25. Реквізити «місце складання чи видання» оформляється на всіх документах, крім листів, згідно адміністративно-територіального поділу. Друкується з нульового положення табулятора після реквізитів «дата» та «індекс».
  • Наприклад: м. Івано-Франківськ
  • м. Стрий Львівська область.
  • 26. Реквізит «гриф обмеження доступу до документа». Цей реквізит проставляйте на документах, що містять інформацію для службового користування, таємну, цілком таємну або конфіденційну інформацію. Реквізит ставиться у правому верхньому куті документа і складається зі слів (грифа) «Конфіденційно» або «КТ» (комерційна таємниця) або для С/К (для службового користування, таємно, цілком таємно). Під цим грифом необхідно проставити номер даного примірника документа. Реквізит друкуйте без крапок і лапок.
  • Наприклад:
  • КТ
  • Примірник № 4
  • або
  • Конфіденційно
  • Примірник №2
  • 27. Реквізит «адресат». Цей реквізит оформляється на листах, факсах, довідках, доповідних записках, заявах, телеграмах і т.п. Друкується з 4-го положення табулятора. У ньому вказуйте:
      • назву фірми у називному відмінку;
      • структурний підрозділ у називному відмінку;
      • посаду, прізвище та ініціали в давальному відмінку;
      • поштову адресу (при потребі).
  • Наприклад: АКБ «Еліта»
  • Відділ цінних паперів
  • Начальнику відділу
  • Панченку М.П.
  • 330006, м.Запоріжжя,
  • вул. Добролюбова, 22
  • 28. Якщо документ адресується керівнику організації, адресат оформляйте наступним чином (назва організації входить в назву посади).
  • Наприклад: Директору АТ «Цитрус»
  • п. О.Шерстюку
  • 252113, м.Київ,
  • вул. Шевцова, 1
  • 29. Слово «пану» друкуйте переважно скорочено «п.». Можливе використання і повної форми. Якщо документ відправляєте до державної установи, а також постійним адресатам, то поштову адресу не вказуйте.
  • 30. При адресуванні приватній особі спочатку вкажіть прізвище та ініціали отримувача, потім поштову адресу.
  • Наприклад: Щербаку Т.Г.
  • 315380, Полтавська область
  • м. Гудзьк,
  • вул. Шевченка, 114.
  • 31. Якщо Ви надсилаєте листи за кількома адресами, слово «копія» перед адресою не вказуйте. Допускається вказувати на документі не більше чотирьох адресатів.
  • 32. Дозволяється адресувати документ на ім’я організації, без зазначення конкретної посадової особи. В такому випадку назва організації зазначається в називному відмінку.
  • Наприклад: ТзОВ «Смерічка»
  • 284000, м. Івано-Франківськ,
  • вул.Сорохтея, 43
  • 33. Реквізит «гриф затвердження». Затверджуються керівником, як правило, такі види документів: плани, звіти, інструкції, правила, деякі акти. Реквізит «гриф затвердження» складається із слів ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади особи, яка затвердила документ, його особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати.
  • Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ
  • Директор АТ «Агротехзбут»
  • В.П.Салатенко
  • Підпис
  • 02.05.99
  • 34. У ряді випадків гриф завіряється печаткою підприємства. Якщо даний документ затверджується іншим документом (рішенням, наказом, протоколом), гриф затвердження повинен складатися зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви документа в називному відмінку, його дати і номера.
  • Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО
  • Наказ директора ПП «Інкорд»
  • від 20.02.99 №14
  • 35. Реквізит «гриф затвердження» розміщуйте у правому верхньому куті документа. З 5-го положення табулятора.
  • 36. Реквізит «резолюція». Майте на увазі, що даний реквізит проставляється на вхідних і внутрішніх документах, що розглядаються керівництвом, у правій верхній частині документа. На листах, факсах резолюція проставляється між реквізитами «адресат» і «текст» на першому аркуші документа. Резолюція містить вказівки щодо виконання документа або ставлення керівника до питань, порушених у документі. Реквізит «резолюція» повинен включати:
      • прізвище та ініціали виконавця (кому доручається виконання документа);
      • вказівки щодо виконання документа;
      • строк виконання;
      • особистий підпис керівника і дату підписання.
  • 37. Якщо в резолюції вказується кілька виконавців, відповідальною за виконання документа є особа, вказана першою. Інші залучаються при вирішенні питання як співвиконавці.
  • Наприклад:
  • Самсоненку С.С.
  • Прошу підготувати пропозиції про умови контракту
  • 12.05.99
  • Цебрій Г.Т.
  • Відправити факс про згоду на укладання контракту
  • до 02.05.99
  • 38. В окремих випадках резолюція зазначається не на документі, а на окремому аркуші. Це викликає певні незручності, оскільки може призвести до втрати чи заміни його.
  • 39. Реквізит «заголовок». Заголовок - це короткий виклад основного змісту документа. Ви повинні граматично погоджувати його з назвою виду документа, відповідаючи на питання «про що» або «чого».
  • 40. Розглянемо приклад написання заголовку: «Про постачання паливно-мастильних матеріалів», «Журнал реєстрації вихідної кореспонденції», «Акт інвентаризації», «Про оренду», «Про заробітну плату».
  • 41. Заголовок розміщуйте після реквізитів «дата» та «індекс документа» або «місця складання». Наявність заголовка виключає необхідність повного читання документа при його реєстрації. На документах формату А4 заголовок можна не оформляти. Заголовок друкується з 0-го положення табулятора, максимальна кількість знаків в одному рядку не повинна перевищувати 28 знаків.
  • 42. Реквізит «відмітка про контроль». Відмітку про контроль ставте спеціальним штемпелем «Контроль», а при його відсутності позначайте літерою «К» і вписуйте від руки червоним фломастером на документах, що контролюються за дорученням керівника. Реквізит «відмітка про контроль» оформляйте на лівому полі документа на рівні заголовка.
  • 43. Реквізит «текст». Текст документу повинний бути точним, ясним, коротким, а тон і стиль викладання – нейтральним. Друкується через 1,5 інтервалу, через один інтервал – на форматі А5, через два – якщо документ готується до типографського видання. Перший рядок абзацу тексту друкуйте від першого положення табулятора (5 знаків).
  • 44. Текст документу переважно складається з двох частин. В першій частині вказується причина (підстава) складання документу, в другій – висновки, пропозиції, рішення, прохання.
  • 45. Реквізит «відмітка про наявність додатків». Якщо до документа прикладаються додатки, то в документі оформляйте відмітку про наявність додатків. Цей реквізит розміщуйте після тексту перед підписом.
  • 46. Якщо повна назва додатка до документа згадується в тексті, то відмітку про наявність додатка оформляйте за скороченою формою.
  • Наприклад: Додаток: на 4 арк. в 2 пр.
  • 47. Якщо назва додатків до документа не вказана в тексті, тоді у відмітці про наявність додатків вкажіть повністю назву документів, що додаються. Наприклад:
  • Додатки: 1.Проект контракту з фірмою «Грік» на 20 арк. в 2 пр.
  • Технічна характеристика друкарських машинок фірми «Янтарь» на 12 арк. у 3 пр.
  • 48. Якщо додаток до документа є документом з додатком, то відмітка про наявність додатка містить назву виду документа, нагадування про його додаток і загальну кількість аркушів. Якщо додаток до документа поданий в одному примірнику, то їх загальну кількість можете не вказувати.
  • 49. Якщо додаток направляється не на всі зазначені в документі адреси, то відмітку про наявність додатку оформляйте таким чином:
      • Додаток: на 6 арк. в 2 пр. на першу адресу.
      • Самі ж документи-додатки повинні мати всі необхідні реквізити: назву виду документа, заголовок, дату, підпис.
  • 50. Реквізит «підпис». Підпис - обов’язковий реквізит будь-якого як службового, так і особистого документа. До складу реквізиту «підпис» входять:
      • назва посади особи, яка підписала документ;
      • особистий підпис;
      • розшифровка підпису (ініціали та прізвище).
  • 51. Реквізит «підпис» друкується з 6-го положення табулятора (ініціали перед прізвищем) на рівні останнього рядка назви посад (6 положення - 48 знаків від лівого поля).
  • Наприклад:
  • Генеральний директор підпис Л.В.Самчук
  • 52. Якщо документ оформлено не на бланку, посаду особи, яка підписала документ, вказуйте повністю. Максимальна кількість знаків в одному рядку - 28.
  • Наприклад:
  • Голова правління колективного
  • сільськогосподарського підприємства підпис М.А.Безрук
  • 53. Майте на увазі , що при оформленні документа на бланку посада подається скорочено (без зазначення назви організації).
  • 54. Якщо документ підписується особами, що займають різні посади, то складові частини реквізиту «підпис» розташовуйте послідовно один під одним залежно від посади.
  •   Директор підпис А.А.Кучеренко
  • Головний бухгалтер підпис Р.Б. Лотоцька
  • 55. При підписанні документа кількома особами, що займають однакові посади, їх підписи розташовуйте на одному рівні.
  • Наприклад:
  • Директор фірми «Сокіл» Директор фірми «Лоно»
  • підпис Л.Ю.Бровко підпис П.Т.Завирюха
  • 56. Якщо керівник, підпис якого передбачено, з якихось причин відсутній, документ може підписати його заступник чи особа, яка виконує його обов’язки. При цьому вкажіть фактичну посаду і прізвище особи, яка дійсно підписала документ. Виправлення « В.О.» або «Заст» внесіть від руки або машинописним способом.
  • 57. У документах, що підготовлені комісією, вкажіть не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків у складі комісії (голова, члени комісії).
  • 58. Документи колегіального органу (Ради засновників, Загальних зборів учасників АТ) підписується головою цього органу і секретарем. Реквізит «підпис» проставляйте після реквізитів «текст» і «додаток».
  • 59. Реквізит «Гриф узгодження». Оформляється при зовнішньому узгодженні документу з підвідомчими і непідвідомчими організаціями. Складається із слова УЗГОДЖЕНО , назви посади особи, яка узгоджує документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифровки і дати. Друкуйте з нульового положення табулятора на 2-3 інтервали нижче реквізиту «підпис».
  • 60. Реквізит «віза». Внутрішнє погодження проекту документа оформляйте візою. Це робиться для перевірки доцільності або своєчасності складання документа спеціалістами підприємства. Реквізит «віза» включає в себе: посаду, особистий підпис того, хто візує, ініціали і прізвище, дату візування. В деяких випадках віза може оформлятися особистим підписом візуючого і датою візування.
  • Наприклад,
  • Заступник генерального директора
  • підпис М.Р.Лисенко
  • 22.07.99
  • 61. Якщо візуючий має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах візу проставляйте на другому примірнику, який залишається в фірмі. На внутрішніх документах фірми (наказах, розпорядженнях, інструкціях) візу проставляйте на першому примірнику.
  • 62. Реквізит «печатка». На документах, що засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових і матеріальних цінностей, передбачених державними правовими актами, підпис відповідної особи повинен бути завірений печаткою. Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання. Відповідального за зберігання і місце збереження печатки визначає керівник фірми.
  • «М.П.»
  • 63. Реквізит «відмітка про засвідчення копії». У випадку підписання керівником тільки першого примірника документа решта завіряється секретарем. Реквізит «відмітка про завірення копії» розміщуйте нижче реквізиту «підпис».
  • 64. Відмітка про завірення копії включає: напис «згідно», назву посади особи, її ініціали і прізвище, дату завірення.
  • Наприклад:
  • Згідно: Секретар-референт підпис П.Т.Грошева
  • 02.10.99
  • 65. Майте на увазі, що при пересиланні копії документа до іншої організації чи видачі її на руки підпис особи, яка завірила оригінал, засвідчується печаткою. У таких випадках копія має юридичну силу оригіналу.
  • 66. Реквізит «прізвище виконавця і номер його телефону». Прізвище виконавця і номер його службового телефону ставте у лівому нижньому куті після реквізитів «підпис» і «віза».
  • Наприклад:
  • Ткаченко 410-44-44
  • 67. Цей реквізит дуже важливий для оперативного зв’язку з тим, хто безпосередньо готував документ, уточнення і роз’яснення порушених у документі питань.
  • 68. Нижче прізвища виконавця при необхідності вкажіть перші літери імені та прізвища друкарки, кількість віддрукованих примірників і дату друкування.
  • Наприклад:
  • Савченко 483-12-99 НО З 12.04.99.
  • 69. Реквізит відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Якщо документ виконаний, тобто вирішені всі поставлені у ньому питання, Ви повинні на документі зробити відмітку про його виконання і відправлення до справи.
  • 70. Цей реквізит розмістіть у лівій нижній частині першого аркуша документа нижче реквізиту прізвище виконавця і номер його телефону. Відмітка включає:
      • слова до справи і номер справи, в якій буде зберігатися документ;
      • посилання на дату і номер документа, що засвідчує виконання (у випадку його складання);
      • короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, що засвідчує виконання;
      • підпис виконавця документа і дату проставлення відмітки.
  • Наприклад:
  • До справи 03-04. Лист відправлено 05.04.98 № 18 Карасюк 06.04.99
  • 71. Реквізит відмітка про надходження. Відмітку про надходження розміщуйте в правій нижній частині першого аркуша документа. Вона складається з таких елементів:
      • скороченої назви підприємства, що одержало документ;
      • дати надходження документа;
      • його вхідного номера
  • Наприлад:
  • АТ “Прометей 11.05.99 Вх. №72
  • Формуляр-зразок з позначенням реквізитів.
  • Для проходження тестування з даного навчального елементу натисніть на кнопку , у вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і виберіть Тест № 42


База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка