Технічне Завдання itb-ukra-2017-008/ libs-2017- 9132991 технічне завдання




Скачати 192,23 Kb.
Дата конвертації06.12.2018
Розмір192,23 Kb.

TOR (Технічне Завдання ) ITB-UKRA-2017-008/ LIBS-2017- 9132991

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Довгострокова угода про надання послуг з транспортування вантажів ЮНІСЕФ по всій Україні на підконтрольній уряду території (ПУТ) та до Донецька і Луганська на непідконтрольній уряду території (НПУТ).

Загальна інформація

Для досягнення хороших результатів в рамках поточної діяльності ЮНІСЕФ в Україні вкрай важливим є забезпечення надання ефективних транспортних та логістичних послуг в межах країни. Основним завданням є вчасна та економічно доцільна доставка кількості товарів у вказані місця. Під товарами, які необхідно транспортувати, розуміються усі товари, що розповсюджуються або постачаються ЮНІСЕФ в рамках його діяльності в Україні.


До вантажів, що транспортуються або розповсюджуються ЮНІСЕФ в межах України, серед іншого, відносяться:

  • Предмети постачання для шкіл та дитячих садків:

    • Меблі

    • Освітні матеріали (набори для навчання, шкільні ранці)

    • Текстиль

    • Друковані матеріали

  • Предмети постачання у сфері водопостачання, санітарії та гігієни

  • Медичне обладнання

  • Медичні та фармацевтичні товари

  • Одяг

  • Інформаційно-технічне обладнання

Мета, завдання та очікувані результати

Представництво ЮНІСЕФ в Україні прагне укласти договір з постачальником транспортних послуг з метою забезпечення вчасної та ефективної доставки товарів першої необхідності (предмети особистої гігієни, набори для навчання, бутильована та небутильована вода, одяг та інші непродовольчі товари) для забезпечення добробуту дітей, жінок та внутрішньо переміщених осіб по всій Україні: на підконтрольній уряду території (ПУТ) та непідконтрольній уряду території (НПУТ).



Представництво ЮНІСЕФ в Україні має намір укласти Довгострокові договори на невиключній основі з транспортними компаніями на однорічний термін з можливістю подовження ще на два однорічних терміни у разі їх успішного виконання.

 

ЮНІСЕФ має намір укласти договір (або договори) про надання таких типів послуг:




ЛОТ 1: Перевезення товарів ЮНІСЕФ в рамках ЗВИЧАЙНИХ ПОСТАВОК у закритих причепах по всій Україні на підконтрольній уряду території (ПУТ).

ЛОТ 2: Перевезення товарів ЮНІСЕФ в рамках ЗВИЧАЙНИХ ПОСТАВОК у закритих причепах по всій Україні на непідконтрольній уряду території (НПУТ): лише до Донецька та Луганська під конвоєм броньованих транспортних засобів ООН або ж у складі конвою.

ЛОТ 3: Перевезення товарів ЮНІСЕФ в рамках ХОЛОДНИХ ПОСТАВОК по всій Україні на підконтрольній уряду території (ПУТ), а також на непідконтрольній уряду території (НПУТ): до Донецька та Луганська під конвоєм броньованих транспортних засобів ООН або ж у складі конвою.

ЛОТ 4: Перевезення товарів ЮНІСЕФ в рамках ЗВИЧАЙНИХ ПОСТАВОК по всій Україні на підконтрольній уряду території (ПУТ) у складах збірних вантажів (через кур'єрські служби)

Заявники можуть подавати свої Заявки по всім вищезазначеним ЛОТАМ або ж по будь-якому ЛОТУ окремо.



Опис завдання та предметів постачання:

  1. Підрядник забезпечує пряме перевезення вантажів без їх перевантаження у стандартній або нестандартній упаковці, запакованими в картонні коробки, на палетах або, якщо необхідно, без упаковки; Підрядник забезпечує доставку вантажу у будь-якому об’ємі та упаковці до будь-якого місця призначення або ряду місць призначення в межах ПУТ відповідно до інструкцій ЮНІСЕФ.

  2. Підрядник забезпечує пряме перевезення вантажів без їх перевантаження у стандартній або нестандартній упаковці, запакованими в картонні коробки, на палетах або, якщо необхідно, без упаковки; Підрядник забезпечує доставку вантажу у будь-якому об’ємі та упаковці з будь-якого місця в Україні до Донецька або Луганська на НПУТ.

  3. Підрядник пропонує (підлягає схваленню зі сторони ЮНІСЕФ) та надає транспорт, необхідний для перевезення предметів постачання, вказаних у замовлені ЮНІСЕФ. При виборі вантажних автомобілів / транспортних засобів та упаковки для предметів постачання Підрядник повинен керуватись такими факторами, як ефективність, безпека та економічна доцільність, для забезпечення максимального використання вантажопідйомності транспортних засобів й скорочення кількості поїздок до кінцевого місця призначення до мінімуму.

  4. При здійсненні перевезень до НПУТ Підрядник повинен на запит ЮНІСЕФ надати будь-яку відповідну інформацію та/або документи щодо транспортного засобу та водія.

  5. Підрядник повинен (мати змогу) домовитись про / забезпечити наявність достатньої кількості належного обладнання для завантаження / розвантаження, такого як вилочні навантажувачі, ручні гідравлічні візки, вантажні візки тощо.

  6. Підрядник повинен за запитом ЮНІСЕФ забезпечити завантаження вантажу на місці відправлення або розвантаження на місці призначення, якщо це передбачено умовами ІНКОТЕРМС або інструкціями ЮНІСЕФ.

  7. Підрядник забезпечує документарний супровід вантажу відповідно до чинного законодавства України та інструкцій ЮНІСЕФ. ЮНІСЕФ надає Транспортну накладну для кожного транспортного засобу. Підрядник повинен переконатись, що Вантажоодержувач підписав та скріпив печаткою Транспортні накладні у кожному місці призначення відповідно до інструкцій ЮНІСЕФ.

  8. Підрядник забезпечує доставку предметів постачання до місця призначення в строк, вказаний у замовленні ЮНІСЕФ або контракті про надання послуг.

  9. Підрядник призначає професійного Менеджера по роботі з ключовими клієнтами, надійну контактну особу або осіб, відповідальних за виконання обов’язків та ведення переговорів з ЮНІСЕФ або напряму з іншими вантажоодержувачами (знання англійської мови обов’язкове). Призначений менеджер відповідатиме за щоденне спілкування з представниками ЮНІСЕФ, включаючи, серед іншого, щодо таких питань: отримання конкретних замовлень від ЮНІСЕФ електронною поштою та у формі контрактів про надання послуг, зазначення цін на транспорт, надання розрахунків щодо найвигідніших маршрутів з точки зору економічної доцільності та економії часу, надання інформації про тип необхідних транспортних засобів, залежно від типу та кількості предметів постачання тощо. Усі переговори ведуться електронною поштою. Відповідати на запити ЮНІСЕФ необхідно протягом чотирьох робочих годин з моменту отримання повідомлення. Час, необхідний для визначення маршруту, залежатиме від складності замовлення, однак не може перевищувати 24 години (якщо мова йде про доставку до одного місця призначення) або 5 робочих днів (у разі складних маршрутів за багатьма пунктами доставки), якщо інше не узгоджено з ЮНІСЕФ.

  10. Необхідна доступність послуг – 24 години / 7 днів на тиждень.

  11. ЮНІСЕФ залишає за собою право вимагати від Підрядника у будь-який момент під час дії цього договору призначити додатковий персонал або замінити будь-яку особу з призначеного персоналу Підрядника, який займається перевезеннями ЮНІСЕФ, а Підрядник зобов’язується задовольнити таку вимогу у найкоротший термін.

  12. Підрядник зобов’язується виконувати транспортні замовлення, підтверджені електронною поштою або на основі підписаного та скріпленого печаткою контрактом про надання послуг відповідно до встановленої процедури. Часові рамки: надати транспортний засіб для завантаження на складах ЮНІСЕФ в Києві (включаючи в межах 50 км від Києва) протягом 24 годин з моменту отримання замовлення ЮНІСЕФ та забезпечити доставку протягом наступних 48 годин до кожного окремого пункту призначення в межах ПУТ.

  13. Підрядник повинен бути здатен прийняти екстрені (незаплановані) транспортні замовлення, які вимагають підтвердження транспорту протягом 12-18 годин. Часові рамки: надати транспортний засіб для завантаження на складах ЮНІСЕФ в Києві (включаючи в межах 50 км від Києва) протягом 12-18 годин з моменту отримання замовлення ЮНІСЕФ та забезпечити доставку протягом наступних 24 годин до кожного окремого пункту призначення в межах підконтрольної уряду території.

  14. Підрядник повинен мати в офіційному розпорядженні транспортні засоби і вантажні автомобілі у робочому стані: вантажівки із закритим кузовом і під брезентом (ЛОТИ 1 і 2), з рефрижераторами для холодних поставок (ЛОТ 3). Підряднику необхідно надати документи про їх технічний стан.

  15. Пакування та палетування: у разі необхідності Підрядник повинен забезпечити пакування, повторне пакування або палетування товарів. Підрядник також повинен допомогти з маркуванням та логотипами, якщо виникне така потреба.

  16. Підрядник надає інші логістичні послуги у разі необхідності у кожному окремому випадку.

  17. Якщо виникне негайна потреба в отриманні підписаних та скріплених печаткою Транспортних накладних одразу після їх доставки, ЮНІСЕФ залишає за собою право вимагати від Підрядника в будь-який момент під час дії цього договору надати експедитора для кожного маршруту, який відповідатиме за підписання та скріплення печаткою Транспортних накладних Вантажоодержувачем у кожному пункті призначення відповідно до інструкцій ЮНІСЕФ та повернення Транспортних накладних ЮНІСЕФ в зазначений термін.

  18. ЮНІСЕФ залишає за собою право вимагати від Підрядника надання спецтехніки (евакуатора, цистерни (для питної води), вантажного автомобіля з безбортовою платформою та іншого обладнання для габаритних та негабаритних вантажів).

Особливі вимоги:

  1. Усі вантажні автомобілі, що перевозять товари ЮНІСЕФ, можуть містити ЛИШЕ ТОВАРИ ЮНІСЕФ. Якщо вантажний автомобіль не заповнений, ЮНІСЕФ зобов’язується покрити всі витрати, як за повну вантажівку. Жоден вантаж ЮНІСЕФ не може бути об’єднаний з будь-яким іншим вантажем без узгодження з ЮНІСЕФ.

  2. Усі транспортні засоби, що перевозять вантажі ЮНІСЕФ, мають зазначати на причепі належність до ЮНІСЕФ за допомогою торгових марок, логотипів та інших видимих зображень, окрім випадків коли інше узгоджено з ЮНІСЕФ.

  3. ЮНІСЕФ може вимагати, щоб на транспортні засоби, що перевозять вантажі ЮНІСЕФ, були розміщені додаткові логотипи. Усі логотипи та подібні матеріали надаються ЮНІСЕФ заздалегідь.

Відповідальність та страхування:

Підрядник відповідає за безпеку предметів постачання з моменту їх отримання Підрядником до підписання Товарної накладної одержувачем та фізичного передання товарів, залежно від того, яка з подій настане пізніше. Очікується, що Підрядник домовиться про комерційне страхування товарів, що знаходяться в дорозі, наступним чином:



  1. Усі вантажі, що перевозяться в межах ПУТ, страхуються Підрядником.

  2. У разі перевезень в межах ПУТ Підрядник повинен забезпечити додаткове страхування вантажу за свій рахунок, якщо це вимагається ЮНІСЕФ, з подальшим включенням таких витрат до Рахунку-фактури щодо транспортних послуг.

  3. Усі вантажі, що перевозяться до НПУТ, покриваються глобальною страховкою ЮНІСЕФ.

  4. Підрядник надає послуги відповідно до міжнародного та місцевого законодавства, включаючи, серед іншого: «Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні», «Європейську угоду щодо роботи екіпажів транспортних засобів, що здійснюють міжнародні перевезення», Європейську угоду про перевезення швидкопсувних вантажів.

  5. У разі перевезень до непідконтрольної уряду території Підрядники повинні дотримуватись чинного законодавства України про перевезення гуманітарних вантажів.

Умови оплати:

ЮНІСЕФ здійснює оплату після надання послуг та їх прийняття ЮНІСЕФ. Оплата здійснюється протягом 30 днів після отримання платіжного документа.



  1. Підрядник повинен бути фінансово спроможним надавати послуги ЮНІСЕФ на основі умов оплати, яка здійснюється протягом 30 днів після надання послуг. Оплата здійснюється у гривнях на банківський рахунок Постачальника на підставі прийнятого оригіналу рахунку-фактури відповідно до транспортного замовлення або контракту про надання послуг.

  2. До обов’язкових супровідних документів оплати відносяться:

    1. Оригінал рахунка-фактури із зазначенням номеру Довгострокового договору та номеру контракту про надання послуг (якщо застосовно)

    2. Оригінал Акту про надання послуг (відповідно до законодавства України)

    3. Оригінали Транспортних накладних, наданих ЮНІСЕФ, підписаних та скріплених печаткою кожним Вантажоодержувачем

    4. Оригінал податкової накладної (у разі нарахування 20% податку на додану вартість - ПДВ)

    5. Товарно-транспортна накладна (ТТН)

  3. ЮНІСЕФ не здійснює оплату без отримання УСІХ транспортних накладних, належним чином підписаних та скріплених печаткою Вантажоодержувачем по відношенню до кожного відповідного замовлення або контракту про надання послуг.

Ціни:

  1. Заявники повинні встановлювати тарифи у доларах США (без ПДВ). Для цілей укладених Договорів ціни фіксуються у доларах США (без ПДВ) і залишаються чинними протягом усього терміну дії Довгострокового договору. Заявник має право переглянути свої ціни через один рік після підписання Довгострокового договору перед його продовженням на ще один однорічний термін. Власник Довгострокового договору повинен повідомити ЮНІСЕФ у письмовій формі за 30 днів до закінчення однорічного терміну про залишення цін без змін, їх зниження або підвищення. ЮНІСЕФ має право прийняти зниження / підвищення цін або ж розірвати Довгостроковий договір й повідомляє Заявника про своє рішення у письмовій формі.

  2. Тарифи у подальших контрактах про надання послуг або транспортних замовленнях вказуватимуться в гривнях без ПДВ відповідно до фіксованих цін, зазначених у Довгостроковому договорі, конвертованих та зафіксованих у гривнях відповідно до курсу валют ООН, чинного на момент надання Підрядником розрахунків ЮНІСЕФ.

  3. Курс валют ООН та історію його змін можна дізнатись за посиланням: http://treasury.un.org/operationalrates/OperationalRates.aspx

  4. Якщо Підрядник є зареєстрованим платником ПДВ, ЮНІСЕФ здійснює оплату за рахунками-фактури із врахуванням додаткових 20% ПДВ у разі надання підписаного та скріпленого печаткою оригіналу податкової накладної.

Організація роботи:

Після підписання Довгострокового договору ЮНІСЕФ, за необхідністю, звертається до Підрядника із замовленням, й підписується окремий контракт. На даному етапі порядок дій є таким:



  • ЮНІСЕФ направляє запит на транспортні послуги електронною поштою призначеному Менеджеру по роботі з ключовими клієнтами із чітким зазначенням:

  • Типу вантажу

  • Кількості вантажу

  • Розмірів (кубічні метри / кілограми) картонних коробок / палет

  • Загальна вага та об’єм розраховуються Підрядником спільно з ЮНІСЕФ

  • Пунктів завантаження і розвантаження

  • Точних дат і часу завантаження і розвантаження

  • Із забезпеченням необхідними документами при завантаженні

  • Інформації щодо наявності трудових ресурсів для забезпечення завантаження / розвантаження.

  • Менеджер по роботі з ключовими клієнтами Підрядника відповідає ЮНІСЕФ електронною поштою протягом 4 робочих годин для підтвердження отримання запиту й уточнює, у разі необхідності, будь-яку інформацію.

  • Менеджер по роботі з ключовими клієнтами пропонує ЮНІСЕФ протягом 12 робочих годин з моменту отримання запиту ЮНІСЕФ: найефективніший тип транспортного засобу, найбільш економічний маршрут або спосіб доставки у разі декількох вантажоодержувачів. Менеджер встановлює тарифи на послуги в гривнях відповідно до фіксованих цін, зазначених у Довгостроковому договорі, для відповідних маршрутів та типів транспортних засобів відповідно до курсу валют ООН, чинного на момент встановлення тарифів.




  • Якщо ЮНІСЕФ будуть потрібні додаткові послуги спецтехніки (евакуатора, цистерни (для питної води), вантажного автомобіля з безбортовою платформою та іншого обладнання для габаритних та негабаритних вантажів), ЮНІСЕФ запросить ціни на такі послуги у декількох Власників Довгострокового договору й обере того, хто запропонує найнижчу ціну.

  • ЮНІСЕФ вивчає маршрут та час доставки, й обидві сторони узгоджують оптимальний маршрут та строки.

  • На основі узгоджених транспортних тарифів ЮНІСЕФ визначає загальний обсяг поставок і транспортні витрати за одну поїздку і якщо загальна сума

  1. нижче 2500 доларів США, ЮНІСЕФ підтверджує замовлення електронною поштою. Замовлення вважаться схваленим у разі отримання відповідного електронного повідомлення від відповідального співробітника ЮНІСЕФ;

  2. вище 2500 доларів США, підписується окремий контракт про надання послуг. Замовлення вважається схваленим у разі підписання відповідного контракту про надання послуг.

  • Після узгодження Підрядник повинен надати інформацію про вантажівки, їх технічний стан, номерні знаки та контактну інформацію водіїв.

Контакт з водієм здійснюється через призначеного менеджера. Співробітники ЮНІСЕФ вступатимуть в прямий контакт лише у разі необхідності.

Термін дії пропозицій:

Пропозиція зберігає чинність як мінімум протягом 3 (трьох) місяців з дати розкриття конвертів з тендерними пропозиціями.

Спосіб проведення тендеру: перевага віддається Заявкам з найнижчими цінами за прийнятні з технічної точки зору послуги.

Обов’язкові критерії технічної кваліфікації (критерії «ТАК або НІ»). Якщо Заявник не може підтвердити свою відповідність будь-якому з нижче перерахованих критеріїв, його Заявка вважатиметься технічно неприйнятною.

1. Компанія є належним чином зареєстрованою юридичною особою з дійсною ліцензією на надання транспортно-експедиторських послуг.

2. Компанія має принаймні 5 років підтвердженого досвіду у сфері надання транспортно-експедиторських послуг в Україні.

3. Принаймні 3 роки підтвердженого досвіду роботи з міжнародними організаціями / НУО / агенціями ООН.

4. Вимога до Менеджера по роботі з ключовими клієнтами: мінімальний досвід роботи – три роки. Мінімальна обов’язкова освіта: бакалавр (спеціаліст) логістики / управління ланцюгами поставок / управління або у дотичних сферах. Мінімальний обов’язковий рівень володіння англійською мовою – Intermediate.

5. Наявність портфоліо компанії з інформацією про: досвід, ключових партнерів, керівництво, автопарк (включаючи інформацію про права власності на транспортні засоби).

6. Наявність політики забезпечення якості (як щодо автопарку та його технічного обслуговування, так і щодо вимог до персоналу / водіїв).

Перелік документів, які необхідно подати для участі в тендері:

1. Належним чином підписана Форма запрошення до участі в тендері на надання послуг (див. сторінку 3 цього Запрошення до участі в тендері)

2. Заповнені таблиці з цінами на послуги – у відповідності до Додатку В: Форма подачі Цінової пропозиції. Заявники мають право подавати свої цінові пропозиції окремо на кожен ЛОТ чи на усі ЛОТИ. Кожна цінова пропозиція на окремий ЛОТ повинна бути підписана та скріплена печаткою.

2. Копія дійсного Сертифікату про реєстрацію в Україні

3. Статут (або витяг із Статуту з інформацією про компанію та види її діяльності)

4. Підтвердження виду діяльності (Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців)

5. Свідоцтво про реєстрацію платника ПДВ / Свідоцтво про реєстрацію платника єдиного податку – у разі наявності

6. Довідка з банку, в якій вказуються банківські реквізити українською та англійською мовами, а також код SWIFT

7. Дійсна ліцензія на здійснення відповідних видів робіт (якщо застосовно).

8. Інформація про діяльність компанії (принаймні 5 років відповідного досвіду)

9. Фінансові звіти за останні два роки діяльності компанії.

10. Принаймні три документи, що підтверджують три роки досвіду роботи з міжнародними організаціями / НУО / агенціями ООН (у формі копії контракту або документу про надані послуги з контактною інформацією відповідного одержувача послуг).

12. 5 рекомендаційних листів за період з 2014 до 2017 року включно: принаймні два листа від українських компаній та принаймні три листа від міжнародних організацій/НУО/агенцій ООН.

13. Резюме запропонованого Менеджера по роботі з ключовими клієнтами: мінімальний досвід роботи – три роки. Мінімальна обов’язкова освіта: бакалавр (спеціаліст) логістики / управління ланцюгами поставок / управління або у дотичних сферах. Мінімальний обов’язковий рівень володіння англійською мовою – Intermediate.

14. Заповнена Форма основних даних постачальника (Vendor Master Data Form). У разі підписання Довгострокового договору Постачальнику буде потрібно створити профіль на веб-сайті Глобального ринку ООН: https://www.ungm.org/

TERMS OF REFERENCE

Long Term Arrangement for provision of transportation service for UNICEF cargoes throughout Ukraine in Government-Controlled Areas (GCA) and to Donetsk and Lugansk in Non-Government Controlled Area (NGCA).

Background

Ensuring efficient and effective in-country logistics is essential to achieving results in the outcome areas of the current UNICEF activities in Ukraine. The primary objective is to ensure that the right quantities of the goods and merchandise are delivered in the most efficient manner to the right locations, at the right time. The goods requiring transportation shall be understood as all goods being distributed or delivered by UNICEF within the framework of its activity in Ukraine.


The cargoes transported or distributed by UNICEF within Ukraine includes, but is not limited to:

  • Supplies for schools and kindergartens:

    • Furniture

    • Education materials (KITs, school bags)

    • Textiles

    • Printed materials

  • WASH supplies

  • Medical equipment

  • Medical and pharmaceutical supplies

  • Clothing

  • IT equipment

Objectives, Purpose & Expected results

UNICEF Ukraine is seeking to contract the provider of cargo transportation services in order to ensure the timely and efficient delivery of emergency supplies (hygiene kits, educational kits, bottled and non-bottled water, clothing and other non-food supplies) urgently needed for the well-being of children, women and internally-displaces persons and families throughout Ukraine: within Government-Controlled Area (GCA) and Non-Government Controlled Area (NGCA).



UNICEF Ukraine is seeking to establish non-exclusive time-bound Long Term Arrangements (LTAs) with transporting companies for the period of 1 year with a possibility of extension for two more consecutive one-year periods upon satisfactory performance.

 

UNICEF seeks to have contractual agreement (or agreements) on the following types of services:




LOT 1: Transportation of UNICEF goods via REGULAR VEHICLE TRANSPORT SERVICES in enclosed trailers throughout Ukraine in Government-Controlled Areas (GCA).

LOT 2: Transportation of UNICEF goods via REGULAR VEHICLE TRANSPORT SERVICES in enclosed trailers throughout Ukraine in Non-Government Controlled Area (NGCA): only to Donetsk and Lugansk cities as a part of UN-convoy or escorted by UN armored vehicles.

LOT 3: Transportation of UNICEF goods via REFRIGERATED VEHICLE TRANSPORT SERVICES throughout Ukraine in Government-Controlled Areas (GCA) as well as to Non-Government Controlled Area (NGCA) to Donetsk and Lugansk as a part of UN-convoy or escorted by UN armored vehicles.

LOT 4: Transportation of UNICEF goods via REGULAR VEHICLE TRANSPORT SERVICES throughout Ukraine in Government-Controlled Areas (GCA) in LESS THAN FULL TRUCK LOADS (small parcel services).

The Bidders will be invited to submit their Bids to all LOTs above or to any of the LOTs separately.



Description of the assignment and deliverables:

  1. The Contractor must ensure direct transportation of cargoes without transshipment, in standard or non-standard packaging, packed in cartons, on pallets, without packaging, if requested; The Contractor must ensure the cargo is delivered in any volume and packaging to any destination or number of destinations within GCA, as according to UNICEF instructions.

  2. The Contractor must ensure direct transportation of cargoes without transshipment, in standard or non-standard packaging, packed in cartons, on pallets, without packaging, if requested; The Contractor must ensure the cargo is delivered in any volume and packaging from any destination in Ukraine to Donetsk or Lugansk city in NGCA.

  3. The Contractor shall propose for UNICEF’s approval and shall provide transport for the supplies indicated in UNICEF orders. Choice of trucks/vehicles and packing of supplies shall be made by the Contractor in the most effective, safe, and cost effective manner, to ensure that trucks are utilized to their maximum capacity and trips to final destination are kept to a minimum.

  4. For any transportation to NGCA, the Contractor must provide at UNICEF request any relevant information and/or documents regarding the transport vehicle and the designated driver.

  5. The Contractor will have or be able to make arrangements for sufficient and adequate cargo handling equipment, such as forklifts, hand pallet trucks, trolleys, etc.

  6. The Contractor must ensure, upon UNICEF’s request, that the cargo is loaded at the point of goods loading or unloaded at the destination site, if so is presumed by the INCOTERMS or as according to UNICEF’s instructions.

  7. The Contractor must ensure the cargo is accompanied by the documents as according to the established legislation of Ukraine and in accordance with UNICEF Instruction. UNICEF shall provide Waybill for each transportation vehicle. The Contractor shall ensure counter-signature and stamp of the Waybills by the Consignee at each point of destination according to UNICEF instructions.

  8. The Contractor shall ensure that supplies are conveyed to the destination within the period agreed in accordance with UNICEF order or service contract.

  9. The Contractor shall nominate a professional Key Account Manager, reliable contact person or persons who will be responsible for the performance of the obligations and to liaise with UNICEF or other consignees directly with obligatory knowledge of English language. The designated manager shall be responsible for daily communication with UNICEF, including but not limited to: receipt of UNICEF specific orders via e-mail and in form of service contracts, providing quotations for transport, provide calculations for most cost and time-effective routes, provide information on the type of required vehicles depending on the type and quantity of cargo etc. All communication shall be conducted via e-mail. Necessary response time – within 4 working hours from the moment of receipt of UNICEF request. Necessary time for calculation of routs shall depend on the complexity of order but shall not exceed 24 hours (if delivery to 1 destination) and up to maximum 5 working days (for complex distribution routes to multiple destinations) unless otherwise agreed with UNICEF

  10. Required service availability -24 hours/7 days in a week.

  11. UNICEF reserves the right to request the Contractor at any time during the term of this arrangement to assign additional personnel or to replace any of the contractor’s designated staff dealing with UNICEF’s shipments and the Contractor shall promptly comply with such request.

  12. The Contractor must deliver on the transport order, which waswhere confirmed via e-mail or based on a counter-signed and stamped contract for services, as according to established operating procedure. Required timeline: to provide the vehicle for loading at UNICEF warehouses in Kyiv (including within 50 km rage from Kyiv) within 24 hours from receipt of UNICEF order and to ensure delivery within the next up to 48 hours for delivery per destination within GCA.

  13. The Contractor must be able to accept emergency (ad-hoc) transport orders, which require confirmation of transport within 12-18 hours. : Required timeline: to provide the vehicle for loading at UNICEF warehouses in Kyiv (including within 50 km rage from Kyiv) within 12-18 hours from receipt of UNICEF order and to ensure delivery within the next up to 24 hours for delivery per destination within GCA.

  14. The Contractor must have a proven record of available roadworthy vehicles and trucks: closed body trucks and under tarpaulins (for LOTs 1 and 2), refrigerated vehicles for cold chain supplies (for LOT3). Available documented state of their technical conditions is required.

  15. Packing and palletizing: If required, the Contractor shall arrange for suitable packing or re-packing or palletizing of goods. The Contractor shall also be able to assist with labelling and markings on an ad-hoc basis.

  16. The Contractor shall perform other logistics services on ad-hoc basis

  17. In cases of urgent need to receive the counter-signed and stamped Waybills instantly after delivery, UNICEF reserves the right to request the Contractor at any time during the term of this arrangement to provide forwarding agent for any route, who shall ensure counter-signature and stamp of the Waybills by the Consignee at each point of destination according to UNICEF instructions and return Waybills to UNICEF during agreed terms.

  18. UNICEF reserves the right to request the Contractor special vehicles (tow-truck, water-cistern (for potable water), flatbed and other pieces of equipment for cargos within loading gage and cargos out-of-gage load transportation).

Special requirements:

  1. All trucks transporting UNICEF goods may contain ONLY UNICEF GOODS IN THEM. If the load of the truck is not full, UNICEF undertakes to cover the costs for the full truck. No UNICEF goods may be consolidated with any other cargo unless directly so required by UNICEF.

  2. Any vehicles transporting UNICEF cargo shall have no other trademarks, logos, images visible on the trailers, accept for those provided by UNICEF unless otherwise additionally agreed upon with UNICEF.

  3. UNICEF may request additional Visibility on the vehicles transporting UNICEF cargo. All Visibility Materials will be provided by UNICEF in advance.

Liability and insurance:

The Contractor shall be responsible for the safety of the supplies, from the time when they are received by the Contractor, until the delivery note is signed by the recipient and goods physically handed over, whichever of the two occurs latest. The contractor is expected to arrange for commercial insurance to cover goods in transit as follows:



  1. All cargo transported within GCA must be insured by the Contractor.

  2. For GCA routes, the Contractor shall provide the additional insurance of cargo if so directly requested by UNICEF at its expense with further inclusion of such services to the Invoice for transportation services.

  3. All cargo transport to NGCA is covered by UNICEF global insurance.

  4. The Contractor shall be providing the services in line with applicable international and local legislation, including but not limited to: “Rules of cargo transportation by means of automobile vehicles in Ukraine”, "European arrangement in regard to the work of driving personnel engaged in international traffic" (AETR), European Agreement on the Transport of Perishables (ATP).

  5. For transportation to NGCA, the Contractors must comply to applicable Ukrainian legislation on transportation of humanitarian cargoes.

Payment terms:

UNICEF processes payment upon delivery of services and their acceptance by UNICEF. Payment lead time up to 30 days upon acceptance of document for payment.



  1. The Contractor must be financially capable of rendering services to UNICEF based on conditions of payment within 30 days net after the services have been rendered. Payment is made in accordance with the transport order or the service contract in UAH to the bank account of the Supplier based on the received original of the Invoice.

  2. Obligatory supporting documents for acceptance of payment are:

    1. Original of Invoice with indication of LTA number and service contract number (if applicable)

    2. Original of Act of provision of services (as according to legislation of Ukraine)

    3. Original of UNICEF-provided Waybills signed and sealed by each Consignee

    4. Original of Tax Invoice (if additional 20% VAT is invoiced)

    5. Original of consignment note (TTN)

  3. UNICEF shall not process the payment without receipt of ALL fully signed and sealed by the Consignee Waybill for each respective order or service contract.

Prices:

  1. Bidders must quote in US Dollars (net of VAT). For the purpose of concluded Agreements the Prices shall be fixed in USD (net of VAT), and remain firm and in force for the whole period of validity of the Long Term Arrangement. The bidder shall have the right to review its prices after 1 year of validity of signed LTA, before its extension for another 12 months period. The LTA Holder will inform UNICEF in writing 30 days prior to the 1 year expiry, of price maintenance or a proposed price decrease or increase. UNICEF shall be entitled to either accept the price decrease/increase or to cancel the LTA, and shall notify the bidder in writing of its decision;

  2. The subsequent service contracts or transport orders shall be in UAH net of VAT in line with LTA-fixed prices, converted and fixed in UAH accordance with UN Exchange rate operating on the day of Contractor’s provision of calculation to UNICEF.

  3. UN operation exchange rate and its history can be seen at: http://treasury.un.org/operationalrates/OperationalRates.aspx

  4. In case the Contractor is a registered VAT-tax payer, UNICEF shall process the Invoices including additional 20% VAT, subject to provision of original of signed and sealed Tax Invoice.

Operating modality:

Upon entry into the envisaged LTA and its discretion, UNICEF may approach the contractor for entry into a specific contract. At this juncture, the following shall be carried out:



  • UNICEF will send the request for transportation services via e-mail to designated Key Account Manager with clear indication of:

  • Type of cargo

  • Quantity of cargo

  • Measures (CBM/KG) of cartons/pallets

  • Total Weight and volume is to be calculated by Contractor in coordination with UNICEF

  • Loading and unloading destinations

  • Clear dates and time of loading and unloading

  • Provide necessary documents at loading

  • Will specify the availability of manpower to provide for loading/unloading

  • The Key Account Manager of Contractor shall revert to UNICEF e-mail within 4 working hours to confirm receipt and revert with clarifications if needed

  • Key Account Manager shall revert within 12 working hours from receipt of UNICEF order to propose: the most efficient type of vehicle, the most economic route or distribution modality in case of multiple consignees. The Manager shall provide quotation for the services in UAH, in accordance to LTA-fixed prices for respective routes and types of vehicles, in line with UNORE operations on the day of providing the quotation.




  • In case UNICEF is in need of additional services of special vehicles (tow-truck, water-cistern (for potable water), flatbed and other pieces of equipment for cargos within loading gage and cargos out-of-gage load transportation), the quote for such services shall be requested from multiple LTA Holders and the lowest obtained price offer will be contracted.

  • UNICEF shall review the route and time of delivery and both parties shall agree the optimum route and time.

  • Based on the established supply and transportation costs, UNICEF shall determine the total supply and transport cost per trip and if

  1. below $2,500 in equivalent, UNICEF shall confirm the order by email. The Order shall be deemed approved when respective e-mail is sent from designated UNICEF staff

  2. Starting $2,500 in equivalent, UNICEF shall issue a specific service contract. The order shall be deemed approved when respective service contract is signed by both Parties.

  • Once agreed, the Contractor shall provide the information about the truck, its technical state, number plates and contact information of the driver.

All communication with the truck driver shall be made through the designated manager and directly by UNICEF staff only if UNICEF deems so necessary.

Validity of Bids:

The proposed Bids shall be valid for not less than 3 months from the day of opening of the Bids.



Tender modality: ITBS, where lowest prices technically acceptable offer is recommended for contracting.

Obligatory Technical qualification criteria (YES or NO criteria). If the Bidder does not prove its conformity to any one of the below criteria, it will be considered technically not acceptable.

1. Company is a registered legal entity with a valid license to provide transportation/expediting services.

2. Company has not less than 5years of proven experience as expediting/transporting company in Ukraine

3. Not less than 3 years of proved experience of working with international organizations/NGOs/UN agencies

4. Requirement to Key Account Manager: Minimum acceptable years of experience – 3 years. Minimum obligatory education degree: Bachelor (specialist) in logistics/supply chain management/administration or related areas. Minimum obligatory level of English – Intermediate.

5. Availability of Company portfolio with information on: experience, key partners, management, fleet of vehicles (including information on fleet ownership).

6. Availability of Company’s Quality Assurance policy (related both to fleet and its maintenance and requirements to staff/drivers).

List of documents to be submitted for the BID:

1. Fully signed Invitation to Bid for Services Form (see page 3 of this ITB)

2. Filled out Financial Proposal for services – in accordance with Annex B: Price Proposal Template. The Bidders are authorized to submit Price Proposals for any number of the LOTs. Each Financial Proposal shall be submitted in the form of Signed/stamped Print.

2. A copy of valid Registration Certificate in Ukraine

3. Articles of Association (or the extract from the Articles of Association containing information on the Company and types of activity)

4. Confirmation of the type of activity (Excerpt from the Statistics Administration)

5. VAT Registration Certificate/Single Tax Payer Registration Certificate if any

6. Certificate from the Bank indicating banking details in Ukrainian and English with SWIFT code specified.

7. Valid License for relevant types of works (if applicable).

8. Company profile information (at least 5 years of relevant experience)

9. Financial Statement for the last 2 years of Company's activity.

10. At least 3 proven records proving 3 years of experience with international organizations/NGOs/UN agencies (in a form of copy of Contract or reference to the contracted services with contract information from respective service-recipient).

12. 5 recommendations letters issued within the period from 2014 till 2017 inclusively: at least 2 references from Ukrainian companies, at least 3 references from international organizations/NGOs/UN agencies.

13. CV of proposed Key Account Manager. Minimum acceptable years of experience – 3 years. Obligatory education: logistics/supply chain management/administration or related areas. Minimum obligatory level of English – Intermediate.



14. Filled out Vendor Master Data Form . In case LTA award, the supplier will be requested to register a profile at UNGM web-site https://www.ungm.org/


База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка