При оформленні документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
Текст документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Таблиця 5
Правила складання тексту документа
Правила
|
Приклади
|
1. Текст документа викладається від третьої особи.
|
Комісія ухвалила…
Ректорат клопочеться…
Університет просить…
|
2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та синтаксичні конструкції.
|
Давитися сміхом…
Ловити головастіків…
Від “а” до “я”…
|
3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення.
|
Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для …
|
4. Уживають синтаксичні конструкції.
|
Доводимо до Вашого відома, що…
У порядку надання матеріальної допомоги…
У зв’язку зі вказівкою…
Підтверджуємо з вдячністю..
У порядку надання матеріальної допомоги…
У порядку обміну досвідом…
У ув'язку зі вказівкою… Відповідно до попередньої домовленості…
Відповідно до Вашого прохання...
|
5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення.
|
Враховуючи…
Беручи до уваги…
Розглянувши…
|
6. Уживають прямий порядок слів у реченнях.
|
У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок…
|
7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну.
|
Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…)
|
8. Уживають інфінітивні конструкції.
|
Створить комісію…
Відкликати працівників…
|
У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу.
|
Наказую…
Пропоную…
|
Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури
|
р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во…
|
11. Надається перевага простим реченням.
|
Пан Куценко В.І. працює інженером дощувальних установок…
|
12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів:
|
Шановний…
Вельмишановний…
Високоповажний…
|
Способи викладу матеріалу в документі
А.Коваль за способом викладу матеріалу поділяє усі ділові папери на дві категорії:
Ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі, найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з низьким рівнем стандартизації.
Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відбита думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим рівнем стандартизації.
У документах із низьким рівнем стандартизації за способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.
Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності) використовується в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.
Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.
Опис — це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, звуться елементами опису. Звичайно опис включає загальну характеристику явища; елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовується цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постановах.
Міркування — це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться; саме тут знаходить своє втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу — дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень).
У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа.
Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад зветься прямим.
Якщо ж мета документа викладається на початку його, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.
Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом; ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки.
Тому під час підготовки складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і є основний елемент логічної побудови змісту всього документа.
Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стрижнем, навколо якого групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.
Діловий документ у сучасних умовах виробничих відносин, незалежно від його конкретного змістового наповнення (пропозиція, прохання, претензія, попередження), повинен бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа — це його доказовість.
Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, повинен бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізвища в довідці, друкарка переплутала умовні позначки...). А все це знижує якість документа, бо факти — це його фундамент.
Значення багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений в них фактичний матеріал.
Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв'язуються практичні питання політичного й господарського життя, різноманітні конфліктні ситуації.
Існує також поняття актуальності фактів — це ступінь їх важливості саме в даний момент, у даній ситуації.
Переконливість досягається й композиційною стрункістю документа — вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей. які включено до нього.
При викладі змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формулами ввічливості.
Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами.
Так, наприклад, аналіз ділових листів свідчить, що досить велика частина їх обсягу могла бути або пропущена, або значно скорочена без шкоди для змісту. Це саме та їх частина, що містить надлишкову інформацію (тобто відомості, які або вже є в листі, лише висловлені інакше, або загалом зайві, непотрібні, несуттєві для даного листа факти).
Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню: як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина положень губиться, не враховується в подальшій обробці документа, зокрема, не реєструється тощо.
Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів — усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа утруднюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість.
Загалом невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою і словесною адекватністю.
Документи з високим рівнем стандартизації. Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна наперед встановити, що, кому і як повинно повідомлятися, тобто в які готові словесні формули можна цю інформацію вкласти.
Процес укладання такого стандартного документа зводиться до таких операцій:
Вибір (серед досить обмеженої кількості стандартних, готових конструкцій) потрібної саме в даному конкретному випадку.
Заповнення формуляра.
Побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.
Кожна країна, а в межах країни кожна галузь промисловості (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизація мови офіційних документів розглядається як ефективний засіб скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в діловому документі за рахунок економії мовних засобів.
Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення.
Такі звороти, крім усього, відзначаються інформаційною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі — у формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.
Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широко відомі словесні формули. Ці формули виступають кожного разу як сигнал певного типу інформації: так, уже початкова фраза у порядку надання технічної допомоги... підказує, що в цьому діловому листі буде викладено прохання; вона готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю передбачити.
Таким чином, стандартні вислови як явище писемного мовлення виникають у результаті однотипності неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папера. У таких випадках укладання документа може бути зведено до заповнення бланків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не “пишуться”, а “укладаються”.
Однак сам процес стандартизації мови ділових паперів — це не “канонізація”, не “узаконення” певних конкретних висловів, це стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Як правило, це певний тип речення (із чітко визначеним порядком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речення), який найкраще й найповніше може охопити ряд схожих ситуацій. Тоді укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі.
Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна “ділянка” змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.
Дуже часто можна почути нарікання на “бідність” мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують, як правило, люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності й замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збіднюють виклад: значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті, в якій вживався б не один і той самий термін, а кожного разу новий синонімічний, образний або фігуральний вислів. Проте представники різних галузей науки давно дійшли висновку, що синоніміка — непридатне явище для термінології. Так само синоніміка синтаксичних конструкцій у межах одного аспекту змісту внесла б лише небажану надлишкову інформацію в діловий документ. Адже ділові папери — це не матеріал для читання, це засіб спонукання до дії. І саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа: добір мовних засобів диктує насамперед логіка думки.
Бувають випадки, коли службова особа свідомо відмовляється від стандартного викладу в документі. Це означає, що цьому документу надається особливого значення. Так, наприклад, виключність, незвичність певного виробничого моменту нерідко вимагає відповідного відображення у формі вільного, нестандартного листа. Тому нестандартний лист у промисловості займає особливе місце: поряд з явно позначеною тенденцією до стандартизації мови ділового листування нестандартний лист по-старому зберігає свою життєву силу. Існує ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу.
За повної стандартизації помітно зростає лаконізм, небагатослівність викладу. Надлишковість інформації, звичайно створювана за рахунок повторів і деякої розтягнутості викладу, тут, як правило, відсутня. Концентрація повідомлюваного (кількість інформації на одиницю тексту документа) настільки зростає, що навіть при такому незначному пошкодженні тексту, як пропуск слова, нечітко надрукований рядок та ін., втрата інформації стає дуже відчутною (часом зміст такого документа важко або й неможливо зрозуміти). Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякої надлишкової інформації забезпечують передачу й відтворення інформації на значній відстані без помітних змістових втрат.
Таким чином, під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень. Серед інших причин, які виправдовують наявність стандартизованих ділових паперів, не останнє місце займає правова точка зору: переважна більшість службової документації оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від третьої, а не від першої особи).
Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології такий текст сприймається у 8—10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових паперів ще й економічно вигідна. Тому стандартизація мови документації повинна розглядатися як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ділового мовлення.
Оформлення сторінки документа
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210).
Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги (поля): лівий — 35 мм; правий — не менше 8 мм, верхній — 20 мм, нижній для формату А4 — 19 мм, для формату А5 — 16 мм.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Переносів у текстах документів уникають.
Нумеруються сторінки у правому верхньому кутку без крапок і тире на відстані 10 мм.
Рубрикація – зовнішнє вираження композиційної структури тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики й призначення (розділ, підрозділ, пункт, підпункт). Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Поділ на абзаци нерідко супроводжується нумерацією.
У документах використовується традиційна й нова системи рубрикації.
Традиційна система рубрикації має такий вигляд:
I. ………………………………………………………………
1. ……………………………………………………………
2. ……………………………………………………………
3. …………………………………………………………… :
а) …………… ;
б) …………… ;
в) …………… .
II. ……………………………………………………………..
Нова система рубрикації:
1.1.1…..
1.1.2. ….
1.2.1…..
2.1.1. ….
Загальні вимоги до мови документа
Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)... та ін.).
Переважаюча форма оцінки ситуації у таких документах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.).
Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документів.
Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.
Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).
Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст документа, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність викладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, найважливішого серед тих фактів, що повідомляються. Досягається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у сприйманні основного, найважливішого.
Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися.
Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.
Ясність викладу, точність опису — це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації.
Свобода від суперечностей — чи не найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або взаємо виключаються).
Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.
Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази — поряд з логічними — мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування).
Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недосконалі словесні формули. Так, зокрема, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Тому треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.
Переконливість є надзвичайно важливою рисою ділових паперів: так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін.
Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в полі зору того, хто укладає документ.
Поділіться з Вашими друзьями: |