При оформленні документів слід дотримуватися основ­них правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові

При оформленні документів слід дотримуватися основ­них правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі за­значається причина написання документа. В основній час­тині викладається суть питання, наводяться докази, пояс­нення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

• 
  Ділові папери, в яких можна заздалегідь передба­чити і сформулювати лише окремі, найзагальніші відо­мості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту то­го, що викладається, від ситуації, певних обставин діло­вого спілкування. Це документи з низьким рівнем стандартизації.
  
• 
  Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполу­чення й речення, що в них має бути відбита думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим рівнем стандартизації.
  

Послідовність викладу в розповіді підпорядковуєть­ся найчастіше саме зовнішньому, хронологічному прин­ципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Від­ступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі від­ступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.

У деяких видах ділових паперів усі три способи ви­кладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один од­ного.

Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень мо­же бути покладений в основу побудови документа.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад зветься прямим.

Якщо ж мета документа викладається на початку йо­го, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу ма­теріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад по­винен вестись за чітко продуманим планом; ні в загаль­ній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки.

Тому під час підготовки складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ді­лового папера є виклад його мети, то це і є основний еле­мент логічної побудови змісту всього документа.

Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стрижнем, навколо якого групу­ються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.

Діловий документ у сучасних умовах виробни­чих відносин, незалежно від його конкретного змістово­го наповнення (пропозиція, прохання, претен­зія, попередження), повинен бути насамперед переконли­вим, а переконливість будь-якого документа — це його доказовість.

Фактичний матеріал, використаний у службовому до­кументі, повинен бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відпо­відають за документ, їх небажання або невміння пере­вірити факти, підкріпити загальну думку точними фак­тичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізви­ща в довідці, друкарка переплутала умовні позначки...). А все це знижує якість документа, бо факти — це його фундамент.

Значення багатьох видів документів (акти обстежен­ня, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений в них фактичний мате­ріал.

Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, ура­хування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв'язуються практичні питання політич­ного й господарського життя, різноманітні конфліктні си­туації.

Існує також поняття актуальності фактів — це сту­пінь їх важливості саме в даний момент, у даній ситуа­ції.

Переконливість досягається й композиційною струн­кістю документа — вдалим розміщенням матеріалу, по­слідовністю викладу, характером і обсягом відомостей. які включено до нього.

При викладі змісту не слід перевантажувати доку­мент другорядними деталями, дрібницями, зайвими сло­весними прикрасами й надлишковими формулами ввіч­ливості.

Автор повинен уміти виділити головне, навести вирі­шальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами.

Так, наприклад, аналіз ділових листів свідчить, що досить велика частина їх обсягу могла бути або пропу­щена, або значно скорочена без шкоди для змісту. Це са­ме та їх частина, що містить надлишкову інформацію (тобто відомості, які або вже є в листі, лише висловлені інакше, або загалом зайві, непотрібні, несуттєві для да­ного листа факти).

Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню: як свідчить практика, вміщен­ня в один документ тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина положень губиться, не враховується в подаль­шій обробці документа, зокрема, не реєструється тощо.

Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргумен­тів — усе це дає можливість глибше розкрити тему доку­мента, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури до­кумента утруднюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість.

Загалом невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю ви­кладу, його смисловою і словесною адекватністю.

Процес укладання такого стандартного документа зводиться до таких операцій:

• 
  Вибір (серед досить обмеженої кількості стандарт­них, готових конструкцій) потрібної саме в даному кон­кретному випадку.
  
• 
  Заповнення формуляра.
  
• 
  Побудова за готовими зразками тих словосполу­чень і речень, які не передбачені формулярами бланків.
  

Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напружен­ня під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення.

Такі звороти, крім усього, відзначаються інформацій­ною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі — у формі, зрозумілій для всіх і пере­віреній тривалою практикою.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широко відомі словесні формули. Ці формули виступають кожного разу як сиг­нал певного типу інформації: так, уже початкова фраза у порядку надання технічної допомоги... підказує, що в цьому діловому листі буде викладено прохання; во­на готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю пе­редбачити.

Таким чином, стандартні вислови як явище писемно­го мовлення виникають у результаті однотипності неод­норазово повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папера. У таких випадках укла­дання документа може бути зведено до заповнення блан­ків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не “пи­шуться”, а “укладаються”.

Однак сам процес стандар­тизації мови ділових паперів — це не “канонізація”, не “узаконення” певних конкретних висловів, це стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Як пра­вило, це певний тип речення (із чітко визначеним поряд­ком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речення), який найкраще й най­повніше може охопити ряд схожих ситуацій. Тоді укла­дання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі.

Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна “ділянка” змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробни­чих ситуацій.

Дуже часто можна почути нарікання на “бідність” мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують, як правило, люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності й замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збідню­ють виклад: значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті, в якій вживався б не один і той са­мий термін, а кожного разу новий синонімічний, образ­ний або фігуральний вислів. Проте представники різних галузей науки давно дійшли висновку, що синонімі­ка — непридатне явище для термінології. Так само сино­німіка синтаксичних конструкцій у межах одного аспек­ту змісту внесла б лише небажану надлишкову інформа­цію в діловий документ. Адже ділові папери — це не ма­теріал для читання, це засіб спонукання до дії. І саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового доку­мента: добір мовних засобів диктує насамперед логіка думки.

Бувають випадки, коли службова особа свідомо від­мовляється від стандартного викладу в документі. Це оз­начає, що цьому документу надається особливого зна­чення. Так, наприклад, виключність, незвичність певного виробничого моменту нерідко вимагає відповідного від­ображення у формі вільного, нестандартного листа. То­му нестандартний лист у промис­ловості займає особливе місце: поряд з явно позначеною тенденцією до стандартизації мови ділового листування нестандартний лист по-старому зберігає свою життєву силу. Існує ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу.

За повної стандартизації помітно зростає лаконізм, небагатослівність викладу. Надлишковість інформації, звичайно створювана за рахунок повторів і деякої роз­тягнутості викладу, тут, як правило, відсутня. Концентрація повідомлюваного (кількість інформації на одини­цю тексту документа) настільки зростає, що навіть при такому незначному пошкодженні тексту, як пропуск сло­ва, нечітко надрукований рядок та ін., втрата інформації стає дуже відчутною (часом зміст такого документа важ­ко або й неможливо зрозуміти). Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякої надлишкової інформації забезпечують передачу й відтворення інфор­мації на значній відстані без помітних змістових втрат.

Таким чином, під стандартизацією мови ділових па­перів слід розуміти насамперед встановлення правил до­бору слів і термінів, правил побудови речень і словоспо­лучень. Серед інших причин, які виправдовують наяв­ність стандартизованих ділових паперів, не останнє міс­це займає правова точка зору: переважна більшість слу­жбової документації оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від третьої, а не від першої особи).

Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології та­кий текст сприймається у 8—10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових па­перів ще й економічно вигідна. Тому стандартизація мови документації повинна розглядатися як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ді­лового мовлення.

• 
  Організаційно-розпорядчі документи оформляють на па­пері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210).
  
• 
  Для зруч­ності з обох боків сторінки залишають вільні береги (поля): лівий — 35 мм; правий — не менше 8 мм, верхній — 20 мм, нижній для формату А4 — 19 мм, для формату А5 — 16 мм.
  
• 
  На бланку друкується тільки перша сторінка докумен­та, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сто­рінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
  

• 
  Переносів у текстах документів уникають.
  
• 
  Нумеруються сторінки у правому верхньому кутку без крапок і тире на відстані 10 мм.
  
• 
  Рубрикація – зовнішнє вираження композиційної структури тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики й призначення (розділ, підрозділ, пункт, підпункт). Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Поділ на абзаци нерідко супроводжується нумерацією.
  
• 
  У документах використовується традиційна й нова системи рубрикації.
  

I. ………………………………………………………………

1. ……………………………………………………………

2. ……………………………………………………………

3. …………………………………………………………… :

а) …………… ;

б) …………… ;

в) …………… .

II. ……………………………………………………………..

Нова система рубрикації:

1.1.1…..

1.1.2. ….

1.2.1…..

2.1.1. ….

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких доку­ментах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будо­ві та ін.).

Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (на­самперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорці­ями для кожного виду документів.

Логічна послідовність викладу особливо уви­разнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім ви­ключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єк­тивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздра­тування, незадоволення; привнесення особистого став­лення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного ре­чення, так і в межах усього документа, повним його тек­стом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна по­слідовність ділового документа може реалізуватися й ін­шими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчас­тіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, по­тім), мети (з цією метою, для цього, тому), результатив­ності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це кон­кретизація якогось місця в документі (наприклад, зокре­ма, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст доку­мента, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність ви­кладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, най­важливішого серед тих фактів, що повідомляються. Дося­гається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у спри­йманні основного, найважливішого.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхід­ні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збіга­лися, поєднувалися.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розгляда­ється.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні дока­зи — поряд з логічними — мають неабияку силу переко­нання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистич­ні виклади, які розпорошують увагу одержувача доку­мента (це насамперед стосується ділового листування).

Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недоско­налі словесні формули. Так, зокрема, не надають ділово­му листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. То­му треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою діло­вих паперів: так, наприклад, переконливо, аргументова­но, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’я­зань та ін.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в по­лі зору того, хто укладає документ.