Г. Д. Берегова діловаукраїнськамов а курс лекцій


При оформленні документів слід дотримуватися основ­них правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові



Сторінка8/27
Дата конвертації23.10.2016
Розмір4.07 Mb.
ТипНавчально-методичний посібник
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   27

При оформленні документів слід дотримуватися основ­них правил їх складання, які передбачають правильне на­писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.


Текст документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, вис­новки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі за­значається причина написання документа. В основній час­тині викладається суть питання, наводяться докази, пояс­нення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.



Таблиця 5

Правила складання тексту документа


Правила


Приклади

1. Текст документа викладається від третьої особи.

Комісія ухвалила…

Ректорат клопочеться…

Університет просить…


2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та синтаксичні конструкції.


Давитися сміхом…

Ловити головастіків…

Від “а” до “я”…

3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення.


Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для …


4. Уживають синтаксичні конструкції.


Доводимо до Вашого відома, що…

У порядку надання матеріальної допомоги…

У зв’язку зі вказівкою…

Підтверджуємо з вдячністю..

У порядку надання ма­теріальної допомоги…

У порядку обміну досвідом…

У ув'язку зі вказівкою… Відповідно до попередньої домов­леності…

Відповідно до Вашого прохання...


5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення.

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши…


6. Уживають прямий порядок слів у реченнях.

У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок…


7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну.

Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…)


8. Уживають інфінітивні конструкції.

Створить комісію…

Відкликати працівників…


  1. У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу.




Наказую…

Пропоную…

  1. Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури




р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во…

11. Надається перевага простим реченням.

Пан Куценко В.І. працює інженером дощувальних установок…


12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний…

Вельмишановний…

Високоповажний…




Способи викладу матеріалу в документі
А.Коваль за способом викладу матеріалу поділяє усі ділові папери на дві категорії:

  • Ділові папери, в яких можна заздалегідь передба­чити і сформулювати лише окремі, найзагальніші відо­мості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту то­го, що викладається, від ситуації, певних обставин діло­вого спілкування. Це документи з низьким рівнем стандартизації.

  • Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполу­чення й речення, що в них має бути відбита думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації за способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійс­ності) використовується в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковуєть­ся найчастіше саме зовнішньому, хронологічному прин­ципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Від­ступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі від­ступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.



Опис — це принцип характеристики явища через пе­рерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти пи­тання, звуться елементами опису. Звичайно опис вклю­чає загальну характеристику явища; елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовуєть­ся цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постано­вах.

Міркування — це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкри­ває внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводить пев­не положення через причинно-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться; саме тут знаходить своє втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу — дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагаль­нень).

У деяких видах ділових паперів усі три способи ви­кладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один од­ного.

Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень мо­же бути покладений в основу побудови документа.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад зветься прямим.

Якщо ж мета документа викладається на початку йо­го, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу ма­теріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад по­винен вестись за чітко продуманим планом; ні в загаль­ній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки.

Тому під час підготовки складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ді­лового папера є виклад його мети, то це і є основний еле­мент логічної побудови змісту всього документа.

Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стрижнем, навколо якого групу­ються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.

Діловий документ у сучасних умовах виробни­чих відносин, незалежно від його конкретного змістово­го наповнення (пропозиція, прохання, претен­зія, попередження), повинен бути насамперед переконли­вим, а переконливість будь-якого документа — це його доказовість.

Фактичний матеріал, використаний у службовому до­кументі, повинен бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відпо­відають за документ, їх небажання або невміння пере­вірити факти, підкріпити загальну думку точними фак­тичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізви­ща в довідці, друкарка переплутала умовні позначки...). А все це знижує якість документа, бо факти — це його фундамент.

Значення багатьох видів документів (акти обстежен­ня, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений в них фактичний мате­ріал.

Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, ура­хування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв'язуються практичні питання політич­ного й господарського життя, різноманітні конфліктні си­туації.

Існує також поняття актуальності фактів — це сту­пінь їх важливості саме в даний момент, у даній ситуа­ції.

Переконливість досягається й композиційною струн­кістю документа — вдалим розміщенням матеріалу, по­слідовністю викладу, характером і обсягом відомостей. які включено до нього.

При викладі змісту не слід перевантажувати доку­мент другорядними деталями, дрібницями, зайвими сло­весними прикрасами й надлишковими формулами ввіч­ливості.

Автор повинен уміти виділити головне, навести вирі­шальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами.

Так, наприклад, аналіз ділових листів свідчить, що досить велика частина їх обсягу могла бути або пропу­щена, або значно скорочена без шкоди для змісту. Це са­ме та їх частина, що містить надлишкову інформацію (тобто відомості, які або вже є в листі, лише висловлені інакше, або загалом зайві, непотрібні, несуттєві для да­ного листа факти).

Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню: як свідчить практика, вміщен­ня в один документ тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина положень губиться, не враховується в подаль­шій обробці документа, зокрема, не реєструється тощо.

Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргумен­тів — усе це дає можливість глибше розкрити тему доку­мента, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури до­кумента утруднюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість.

Загалом невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю ви­кладу, його смисловою і словесною адекватністю.



Документи з високим рівнем стандартизації. Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна на­перед встановити, що, кому і як повинно повідомлятися, тобто в які готові словесні формули можна цю інформа­цію вкласти.

Процес укладання такого стандартного документа зводиться до таких операцій:



  • Вибір (серед досить обмеженої кількості стандарт­них, готових конструкцій) потрібної саме в даному кон­кретному випадку.

  • Заповнення формуляра.

  • Побудова за готовими зразками тих словосполу­чень і речень, які не передбачені формулярами бланків.

Кожна країна, а в межах країни кожна галузь промисловості (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизація мови офіційних доку­ментів розглядається як ефективний засіб скорочення не­виправданої інформаційної надлишковості в діловому до­кументі за рахунок економії мовних засобів.

Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напружен­ня під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення.

Такі звороти, крім усього, відзначаються інформацій­ною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі — у формі, зрозумілій для всіх і пере­віреній тривалою практикою.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широко відомі словесні формули. Ці формули виступають кожного разу як сиг­нал певного типу інформації: так, уже початкова фраза у порядку надання технічної допомоги... підказує, що в цьому діловому листі буде викладено прохання; во­на готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю пе­редбачити.

Таким чином, стандартні вислови як явище писемно­го мовлення виникають у результаті однотипності неод­норазово повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папера. У таких випадках укла­дання документа може бути зведено до заповнення блан­ків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не “пи­шуться”, а “укладаються”.

Однак сам процес стандар­тизації мови ділових паперів — це не “канонізація”, не “узаконення” певних конкретних висловів, це стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Як пра­вило, це певний тип речення (із чітко визначеним поряд­ком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речення), який найкраще й най­повніше може охопити ряд схожих ситуацій. Тоді укла­дання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі.

Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна “ділянка” змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробни­чих ситуацій.

Дуже часто можна почути нарікання на “бідність” мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують, як правило, люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності й замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збідню­ють виклад: значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті, в якій вживався б не один і той са­мий термін, а кожного разу новий синонімічний, образ­ний або фігуральний вислів. Проте представники різних галузей науки давно дійшли висновку, що синонімі­ка — непридатне явище для термінології. Так само сино­німіка синтаксичних конструкцій у межах одного аспек­ту змісту внесла б лише небажану надлишкову інформа­цію в діловий документ. Адже ділові папери — це не ма­теріал для читання, це засіб спонукання до дії. І саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового доку­мента: добір мовних засобів диктує насамперед логіка думки.

Бувають випадки, коли службова особа свідомо від­мовляється від стандартного викладу в документі. Це оз­начає, що цьому документу надається особливого зна­чення. Так, наприклад, виключність, незвичність певного виробничого моменту нерідко вимагає відповідного від­ображення у формі вільного, нестандартного листа. То­му нестандартний лист у промис­ловості займає особливе місце: поряд з явно позначеною тенденцією до стандартизації мови ділового листування нестандартний лист по-старому зберігає свою життєву силу. Існує ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу.

За повної стандартизації помітно зростає лаконізм, небагатослівність викладу. Надлишковість інформації, звичайно створювана за рахунок повторів і деякої роз­тягнутості викладу, тут, як правило, відсутня. Концентрація повідомлюваного (кількість інформації на одини­цю тексту документа) настільки зростає, що навіть при такому незначному пошкодженні тексту, як пропуск сло­ва, нечітко надрукований рядок та ін., втрата інформації стає дуже відчутною (часом зміст такого документа важ­ко або й неможливо зрозуміти). Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякої надлишкової інформації забезпечують передачу й відтворення інфор­мації на значній відстані без помітних змістових втрат.

Таким чином, під стандартизацією мови ділових па­перів слід розуміти насамперед встановлення правил до­бору слів і термінів, правил побудови речень і словоспо­лучень. Серед інших причин, які виправдовують наяв­ність стандартизованих ділових паперів, не останнє міс­це займає правова точка зору: переважна більшість слу­жбової документації оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від третьої, а не від першої особи).

Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології та­кий текст сприймається у 8—10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових па­перів ще й економічно вигідна. Тому стандартизація мови документації повинна розглядатися як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ді­лового мовлення.



Оформлення сторінки документа

  • Організаційно-розпорядчі документи оформляють на па­пері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210).

  • Для зруч­ності з обох боків сторінки залишають вільні береги (поля): лівий — 35 мм; правий — не менше 8 мм, верхній — 20 мм, нижній для формату А4 — 19 мм, для формату А5 — 16 мм.

  • На бланку друкується тільки перша сторінка докумен­та, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сто­рінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

  • Переносів у текстах документів уникають.

  • Нумеруються сторінки у правому верхньому кутку без крапок і тире на відстані 10 мм.

  • Рубрикація – зовнішнє вираження композиційної структури тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики й призначення (розділ, підрозділ, пункт, підпункт). Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Поділ на абзаци нерідко супроводжується нумерацією.

  • У документах використовується традиційна й нова системи рубрикації.

Традиційна система рубрикації має такий вигляд:

I. ………………………………………………………………

1. ……………………………………………………………

2. ……………………………………………………………

3. …………………………………………………………… :

а) …………… ;

б) …………… ;

в) …………… .

II. ……………………………………………………………..

Нова система рубрикації:

1.1.1…..

1.1.2. ….

1.2.1…..

2.1.1. ….


Загальні вимоги до мови документа
Об’єктивність змісту документа виявляється у фор­мах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміні­стративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колектив­ного розгляду. Службові папери оформляються пере­важно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фак­тів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інсти­тут просить… Міністерство не заперечує… Заводові по­трібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструк­ція: Просимо (Прошу)... та ін.).

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких доку­ментах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будо­ві та ін.).

Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (на­самперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорці­ями для кожного виду документів.

Логічна послідовність викладу особливо уви­разнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім ви­ключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єк­тивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздра­тування, незадоволення; привнесення особистого став­лення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного ре­чення, так і в межах усього документа, повним його тек­стом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна по­слідовність ділового документа може реалізуватися й ін­шими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчас­тіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, по­тім), мети (з цією метою, для цього, тому), результатив­ності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це кон­кретизація якогось місця в документі (наприклад, зокре­ма, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст доку­мента, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність ви­кладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, най­важливішого серед тих фактів, що повідомляються. Дося­гається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у спри­йманні основного, найважливішого.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхід­ні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збіга­лися, поєднувалися.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розгляда­ється.



Ясність викладу, точність опису це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясні­шою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим доку­ментом. Ясність забезпечується насамперед точним до­бором потрібного слова, правильним користуванням тер­мінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулю­вання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у вибо­рі серед близьких між собою слів і словосполучень най­доцільнішого в цій конкретній ситуації.

Свобода від суперечностейчи не найваж­ливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точ­ність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері ви­являються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні сло­ва, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не від­повідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викла­дається в такій категоричній формі, що це вже не про­хання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи супере­чать один одному або взаємо виключаються).

Переконливість викладу забезпечується обґрун­туванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні дока­зи — поряд з логічними — мають неабияку силу переко­нання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистич­ні виклади, які розпорошують увагу одержувача доку­мента (це насамперед стосується ділового листування).

Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недоско­налі словесні формули. Так, зокрема, не надають ділово­му листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. То­му треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою діло­вих паперів: так, наприклад, переконливо, аргументова­но, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’я­зань та ін.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в по­лі зору того, хто укладає документ.




Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   27




База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2020
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка