Конспект лекцій для студентів спеціальності 181 «Харчові технології»



Сторінка36/54
Дата конвертації16.03.2017
Розмір9.99 Mb.
ТипКонспект
1   ...   32   33   34   35   36   37   38   39   ...   54

Лекція №8. Бази даних в MS Excel 2007.

План

  1. Особливості баз даних в Excel.

  2. Обробка списків за допомогою форм даних.

  3. Сортування списків.

  4. Фільтрація даних




  1. Особливості бази даних в Excel.

Поняття про бази даних в Excel

Управління великими масивами даних в Excel можна з використанням засобів, призначених для роботи з базами даних.

База даних – це електронна таблиця, організована певним чином.

У загальному значенні термін база даних можна застосовувати до будь-якої сукупності упорядкованої інформації, об’єднаною разом за певною ознакою, наприклад, телефонні списки, списки клієнтів, транзакцій, активів, пасивів та інше. Основним призначенням бази даних є швидкий пошук інформації.

У Excel базою даних є список.

Список – це набір даних, що містить інформацію про певні об’єкти.

У Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назву полів.

Excel має у своєму розпорядженні набір функцій, призначених для аналізу списку. Однією з найчастіше розв’язуваних задач за допомогою електронних таблиць є обробка списків. Внаслідок цього Excel має багатий набір засобів, що дають змогу значно спростити обробку даних.

Умови для бази даних

Перед створенням списку необхідно продумати його структуру і визначити, які дані помістити до в нього.

Формування електронної таблиці як бази даних виконується, якщо:

1) у кожному стовпчику електронної таблиці знаходяться однотипні дані;

2) кожний стовпчик має заголовок;

3) у тій частині електронної таблиці, яку необхідно обробити як базу даних, не повинно бути порожніх рядків або стовпчиків;

4) на одному робочому листі не можна розміщувати більше одного списку;

5) список має бути відокремленим від інших даних робочого листа щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком.



Приклад бази даних в Excel наведений на рис. 8.1.

Рис. 8.1 Приклад бази даних в Excel
Формування списку

Список формується на основі трьох основних структурних елементів поля, запису та заголовка списку.

Запис – повний опис конкретного елемента списку.

Поле – окремі елементи даних в запису.

Заголовок списку – це заголовки полів.

При формуванні списку потрібно виконувати такі вимоги:

1. Заголовок списку повинен мати інше форматування в порівнянні з рештою списку, наприклад інший розмір або тип шрифту.

2. Не можна виділяти заголовок від запису порожніми рядками.

3. Не можна починати поля з пробілів.

Якщо зазначені умови виконані, то Excel автоматично розпізнає сукупність даних таблиці як список. При автоматичному визначенні списку ознакою кінця списку є перший порожній рядок.

Структура бази даних в Excel

На одному робочому листі потрібно розмістити лише один список.

Інформація в базах даних має постійну структуру. Кожний рядок можна розглядати як одиничний запис. Інформація в межах кожного запису міститься в полях.

Працюючи з базою даних в Excel, насамперед потрібно ввести заголовки стовпців. Після цього можна ввести інформацію в базу даних. Введення даних і перегляд інформації можна здійснювати за допомогою команди Данные→Форма.

Структурні компоненти БД

Структурними компонентами бази даних є записи, поля і заголовки. Структура зображена на рис. 8.2.

Запис – це повний опис конкретного об’єкта, він містить ряд різноманітних, логічно пов’язаних між собою полів.

Наприклад:



Іванов А. П.

1972

інженер

Харків

92

Кожний запис – це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість не обмежена.

Поле – це певна характеристика об’єкта або окремий елемент даних у записі.

Кожне поле має унікальне ім’я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи розбивати на поля, що містять найдрібніший елемент даних.

Наприклад, замість поля: «Прізвище, ім’я, по батькові» краще задати три поля «Прізвище», «Ім’я», «По батькові».




Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   32   33   34   35   36   37   38   39   ...   54




База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2020
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка