Конспект лекцій для студентів спеціальності 181 «Харчові технології»



Сторінка44/54
Дата конвертації16.03.2017
Розмір9.99 Mb.
ТипКонспект
1   ...   40   41   42   43   44   45   46   47   ...   54

Приклад 2. Потрібно знайти максимальне значення стовпця «Сума кредиту» для запису банку «Аваль», див. табл. 8.3.

Розв’язання

Для цього необхідно послідовно виконати такі дії:

1 Створити критерій, виділивши рядок із назвою стовпців, скопіювати його, скопіювати його під таблицею з даними у вільний рядок, а під назвою стовпця «Банк», створити умову для пошуку відповідних значень банку «Аваль».

2 Встановити курсор у вільну комірку, активізувати кнопку Вставка функции, з переліку категорій вибрати Работа з базой данных, функцію ДМАКС та активізувати кнопкою Ок.

3. У наступному вікні Аргументы функции зазначити такі параметри:


  • База_данных – вказати відповідний діапазон, наприклад діапазон A2:G9.

  • Поле – зазначити назву стовпця, для якого виконуються розрахунки, наприклад комірку В2.

  • Критерий – вказати діапазон комірок, в якому створений критерій, наприклад А3:А5.

Тепер необхідно активізувати функцію кнопкою Ок.

Після цього у відповідній комірці в кінці таблиці А6 з’явиться розраховане значення, наприклад 15000, а на панелі формул – створена функція =ДМАКС(А2:G9;B2;A3:A5)


Таблиця 8.3 - Розрахунок щомісячних платежів




A

B

C

D

E

1

Розрахунок щомісячних платежів

2

Банк


Сума кредиту, грн.

Термін кредиту, міс.

Комісія за кредит, %

Сума погашення кредиту, грн.

3

Аваль

10000

60

1,25%

166,7

4

Укрсоцбанк

20000

120

1,75%

457,9

5

Аваль

15000

80

1 %

125,00


Питання до лекції №8


  1. Як управляють великими масивами даних в Excel?

  2. Що таке база даних?

  3. Що таке список в Excel?

  4. Які вимоги до списку?

  5. Як аналізують дані в списку?

  6. Які умови ставляться до баз даних?

  7. З яких елементів складається список?

  8. Які умови необхідно виконувати під час створення списку?

  9. Яка структура бази даних в Excel?

  10. Що є структурними компонентами бази даних?

  11. Що таке запис?

  12. Що таке поле?

  13. Що таке заголовний рядок?

  14. Як розміщують заголовок стосовно до інших даних?

  15. Як можна виділити заголовок?

  16. Як додаються нові дані?

  17. Яку можливість дає команда текст по стовпцях?

  18. Що таке форма?

  19. З яких елементів складається вікно форми?

  20. Що можна виконувати за допомогою форми?

  21. Як за допомогою форми шукати записи у списку?

  22. Що таке критерій?

  23. Що використовують для пошуку числових значень у критеріях?

  24. Як за типом поділяють критерії? Визначення кожного типу.

  25. Як вибрати критерій?

  26. Що таке сортування?

  27. Що таке порядок сортування?

  28. Як впорядкувати таблицю за значенням деякого поля?

  29. Що таке порядок сортування користувача? Як його задати?

  30. Що таке фільтрація даних?

  31. Які типи фільтрів є в Excel? Дати їх визначення.

  32. Як використовують фільтри в Excel?

  33. Кроки використання розширеного фільтра.

  34. Що таке функції баз даних?

  35. Як активізувати функції баз даних?

  36. Приклади функцій баз даних.

  37. Синтаксис функцій баз даних.


Лекція №9. Поняття та призначення баз даних. Поняття та створення структури таблиці. Типи даних та властивості полів.
План

  1. Поняття бази даних.

  2. Проектування бази даних.

  3. Система керування базами даних MS Access.

  4. Об’єкти бази даних.

  5. Створення бази даних.

  6. Головне вікно MS Access 2003 та 2007. Елементи головного вікна MS Access.

  7. Основні поняття про таблиці.

  8. Типи даних та властивості полів.

  9. Способи створення таблиці.

  10. Поняття первинного ключа.




  1. Поняття бази даних.

У сучасному інформаційному суспільстві обробка інформації є необхідною умовою організації виробництва. Для прийняття ефективних управлінських рішень виникає необхідність, враховуючи різноманітні фактори, обробляти значну кількість інформації. Стрімке зростання обсягу науково-технічної інформації, з одного боку, і розвиток обчислювальної техніки, з іншого боку, викликали необхідність створення нових інформаційних технологій. Електронні сховища інформації дозволили компактно зберігати, багатократно використовувати, сортувати, редагувати, відображати на екрані дисплея, а при необхідності отримувати копії документів на папері. Такі інформаційні системи забезпечували доступ до інформації великому числу користувачів незалежно від їх географічного місцезнаходження і дозволяли оперувати великими об’ємами даних.



База даних (БД) – це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються в пам’яті комп’ютера.

Прикладом бази даних є розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах, телефонний довідник, словник, енциклопедія і т.д.

Діяльність з пошуку прийнятних засобів для автоматизованої обробки інформації сприяла створенню на початку 60-х років спеціальних програмних комплексів, «Систем керування базами даних» (СКБД), які повинні надавати користувачеві способи введення, збереження даних, а також опису структури даних. Файли, в яких забезпечувалось збереження даних і опис їх структури і які знаходились під управлінням СКБД, були названі банками даних, а пізніше

«Базами даних» (БД).

СКБД повинна також надавати механізми пошуку даних за запитами користувачів, забезпечувати захист даних від некоректного оновлення та несанкціонованого доступу, підтримувати бази даних в актуальному стані.

Поняття реляційної бази даних вперше було введено у статті наукового співробітника фірми ІВМ Е.Ф. Кодда (Codd E.F., A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks. CACM 13: 6, June 1970). Інформація в реляційних базах даних зберігається в табличній формі. Це може бути одна або декілька таблиць. При роботі з даними декількох таблиць встановлюються зв’язки між таблицями.



  1. Проектування бази даних.

Перш ніж створити електронну базу даних, необхідно детально розробити її структуру. Цей процес включає наступні етапи:

  • Визначення мети створення бази даних.

  • Визначення таблиць, які повинна містити база даних.

  • Визначення для кожної таблиці списку полів і призначення імен кожному полю.

  • Визначення полів з унікальними значеннями у кожному записі.

  • Визначення зв’язків між таблицями.

  • Удосконалення структури бази даних.

  • Введення даних і створення інших об’єктів бази даних.

  • Використання засобів аналізу бази даних.

База даних повинна задовольняти вимогам тих користувачів, які будуть з нею працювати. Тому на першому етапі необхідно визначити, які функції буде виконувати база даних, яка інформація буде міститись в її таблицях. Визначити, яку результативну інформацію необхідно отримувати у звітах. Після визначення мети створення бази даних, стане зрозумілим, які дані повинні міститися в її таблицях.

Добре продумана структура таблиць є запорукою ефективної роботи з даними. Необхідно детально продумати структуру таблиць, враховуючи наступні вимоги:



  • Інформація в таблиці не повинна повторюватись.

  • Таблиці не повинні містити одну й ту ж інформацію.

Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на визначену тему. Щоб не відбувалось дублювання даних, необхідно розподілити різнорідні дані по окремих таблицях. Для кожного типу відомостей необхідно створювати окреме поле. Якщо таблиці містять значну кількість даних, можна використати майстер аналізу таблиць (меню Сервис/Анализ/Таблица), який допоможе розділити їх на зв’язані таблиці, тим самим підвищивши ефективність збереження даних.

Для кожного поля таблиці необхідно задати тип даних і вибрати найменший розмір, який дозволяє зберігати потрібні дані. Для утворення зв’язків між таблицями необхідно визначити для кожної таблиці первинний ключ, який являє собою одне або декілька полів, що однозначно ідентифікують кожен запис таблиці.

Після даного етапу необхідно остаточно проаналізувати утворену структуру і зв’язки між таблицями і усунути існуючі недоліки. Для цього вводиться необхідний для перевірки структури набір даних і створюються запити, які показують чи вдається отримати необхідні відомості. Якщо структура таблиць відповідає поставленим вимогам, то вводяться дані і створюються всі інші об’єкти – форми, запити, макроси, модулі, звіти.


  1. Система керування базами даних MS Access.

Для взаємодії користувача з базою даних використовуються програмні комплекси – системи керування базами даних (СКБД).

Сучасні СКБД забезпечують:



  • набір засобів для підтримки таблиць і співвідношень між зв’язаними таблицями;

  • введення, модифікацію інформації, пошук і представлення інформації в текстовому або графічному вигляді;

  • засоби програмування, за допомогою яких ви можете створювати власні додатки.

Отже, для створення бази даних і роботи з нею крім комп’ютера потрібно мати відповідний програмний продукт – СКБД. Робота з базами даних має такі етапи:

  • створення структури бази даних;

  • введення даних;

  • редагування структури і даних;

  • пошук інформації в базі даних;

  • оформлення звітів.

В ACCESS база даних – це файл розширення назви якого .mdb (його можна не зазначати).

Файл MS ACCESS складається з окремих об’єктів, які використовуються для збереження і представлення інформації.



  1. Об’єкти бази даних.

До об’єктів баз даних належать:

  1. Таблиці – це набір даних по одній визначеній темі. Наприклад, дані про студентів, їх прізвища, адреси, телефони.

  2. Форми – використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у вказаному форматі. Можна використовувати кнопкову форму, для відкриття інших форм або звітів.

  3. Запити – вимоги на відбір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними. За допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, об’єднують, аналізують.

  4. Звіти – об'єкти бази даних Microsoft Access, призначені для відображення даних, організованих і відформатованих відповідно до вимог користувача. За допомогою звітів складаються комерційні відомості, списки телефонів або списки розсилки. Звіти використовуються для відображення інформації у друкованому вигляді.

  5. Макроси – містять одну або декілька макрокоманд, які використовуються для автоматичного виконання деяких операцій.

  6. Модулі – містять програми, на VISUAL BASIC. Дозволяють розширити можливості системи, якщо написати для цього необхідні програми.

  1. Створення бази даних.

Створення нової реляційної бази даних здійснюється згідно з її структурою, одержаною в результаті проектування.

При створенні БД важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури таблиць мають бути вказані обмеження на допустимі значення даних, а при створенні схеми даних на основі нормалізованих даних мають бути задані параметри підтримки цілісності зв'язків бази даних.

Завершується створення бази даних процедурою заповнення таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія заповнення взаємопов'язаних даних. Зручним інструментом в Access є форми введення-виведення. Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в декілька взаємопов'язаних таблиць.

У MS ACCESS використовується два способи створення бази даних:



  1. Створюється порожня база даних. Потім вручну створюється кожний об’єкт бази даних.

  2. Вибирається одна із стандартних баз MS ACCESS, усі об’єкти якої створюються одночасно. Цей спосіб прискорює створення бази даних. Майстри дозволяють повністю створювати одну з типових баз даних. Набір майстрів Access 2000 допомагає користувачеві виконати роботи без конструювання.

Створення бази даних першим способом:

  1. Вибрати команду ФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .

  2. У діалоговому вікні на вкладці ОБЩИЕ вибирається НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ.

  3. У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.

  4. Після відкриття вікна бази даних можна створити необхідні об’єкти.

Створення бази даних за допомогою майстра:

Обрати команду ФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .



  1. У діалоговому вікні на вкладці БАЗА ДАННЫХ вибирається один із стандартних шаблонів, запропонованих MS ACCESS.

  2. У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.

  3. Далі необхідно виконувати інструкції майстра.

Відкриття існуючої бази даних

  1. Вибрати меню ФАЙЛ – ОТКРЫТЬ.

  2. У вікні ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ вибрати папку, в якій міститься необхідна база даних.

  3. Двічі клацніть на значку потрібної бази даних.

Зауваження: відкрити одну із декількох баз даних, які відкривались раніше останніми, можна вибором необхідного імені бази у нижній частині меню ФАЙЛ. (Для відображення списку останніх файлів, з якими працювали, необхідно вибрати команду ПАРАМЕТРЫ в меню СЕРВИС, перейти на вкладку ОБЩИЕ, і встановити перемикач ПОМНИТЬ СПИСОК ФАЙЛОВ.).

  1. Головне вікно MS Access 2003 та 2007. Елементи головного вікна MS Access.

  • Рядок заголовка містить назву програми, назву відкритої бази даних, кнопки управління представленням вікна (мінімізоване до піктограми на панелі задач, нормальне, повно-екранне), кнопка закрити, кнопка системного меню.

  • Рядок меню розміщений під рядком заголовка, містить імена команд, які відкривають список команд, доступних з даного пункту меню. Кожне підменю відкривається, якщо виділити відповідну команду або натиснути одночасно комбінацію клавіш Alt і підкреслену в назві команди літеру. Наприклад, меню ФАЙЛ відкривається за допомогою комбінації клавіш Alt+Ф. Перехід від одного елемента рядка меню до іншого здійснюється за допомогою клавіш керування курсором або клавіші ТАВ. Щоб відкрити вибране меню, потрібно натиснути клавішу Enter. Склад команд меню змінюється залежно від ситуації (тобто він контекстно залежний). Залежно від ситуації команди

можуть бути активними (написи контрастного кольору) або пасивними (написи світлого кольору).

  • Панелі інструментів містять кнопки, які є альтернативою для команд у рядку меню.

  • Рядок стану розташований у нижній частині екрана і призначений для розміщення повідомлень про поточний стан програми.

При створенні або відкритті файла бази даних у головному вікні програми MS ACCESS відкривається вікно бази даних, яке дозволяє користувачам створювати або використовувати будь-які об’єкти бази даних. Ім’я відкритої бази та її формат відображаються у рядку заголовка. У рядку нижче розміщені кнопки. Кнопка ОТКРЫТЬ використовується для роботи з існуючими об’єктами, кнопка КОНСТРУКТОР використовується для модифікації об’єктів, які створені раніше, кнопка СОЗДАТЬ для створення нових об’єктів.

У лівій частині вікна відображається список об’єктів бази даних. Для роботи з обраним об’єктом, необхідно вибрати відповідну вкладку. Роботу з програмою ACCESS розпочинають у вікні бази даних на вкладці ТАБЛИЦІ.





  1. Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   40   41   42   43   44   45   46   47   ...   54




База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2020
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка