Передмова


Визначення мети пошуку інформації для використання в управлінській діяльності



Сторінка7/20
Дата конвертації23.10.2016
Розмір3 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   20

3.2. Визначення мети пошуку інформації для використання в управлінській діяльності

Аналізуючи інформаційну діяльність та її вплив на свідо­мість людини, М. Ващекін і Ю. Абрамов зазначають, що соці­аль­но-інформаційний процес має суб’єкт, об’єкт, цілі, операції, засоби, умови й результати інформаційної діяльності. Суб’єктом інформаційної діяльності є людина або соціальний колектив (педагогічний, управлінський, науковий тощо), який «отримує, зберігає, перетворює, передає або використовує ін­формацію» [25, с. 31]. Суб’єкт, зазвичай, використовує інфор­мацію в організаційній, виробничій, соціально-політичній, нау­ково-дослідницькій, педагогічній діяльності. Об’єктом висту­пає «той чи інший фрагмент дійсності», який взаємодіє із суб’єктом і слугує для нього джерелом інформації (предмети та явища, відносини й процеси, притаманні соціальній формі руху матерії, та інші, які так чи інакше залучаються до соціального життя, пізнаються, перетворюються і використовуються люди­ною та суспільством).

Виходячи з цього щойно згадані вчені дійшли висновку, що соціально-інформаційний процес – це «єдність суб’єкта і об’єкта, споживача і джерела інформації» [25, с. 32]. При цьому перед суб’єктом і об’єктом (людина або колектив) визначена певна мета. Саме цілеспрямованість є найважливішою особли­вістю інформаційного процесу в суспільстві. Отже, інформа­ційні потреби значною мірою залежать від цілей керівника, рішень, які він приймає, показників оцінювання його роботи, підпорядкованої йому структури (напряму діяльності, що він очолює), змісту управління, а також результатів роботи його підлеглих. Тобто пошук інофрмації неможливий без самостій­ного цілепокладання. Включення особистості в процес пошуку й обробки інформації, самооцінювання знайденого матеріалу, проектування подальших дій є обов’язковою умовою. Безумов­но, доцільність і ефективність треба розглядати як два основ­них аспекти діяльності керівника. Доцільність – це невід’ємна складова процесу управління, вміння виконувати необхідну роботу, тобто економічно використовувати доступні ресурси, в т. ч. інформаційні. За таких умов можна говорити про ефектив­ність.

Реалізація мети цього процесу можлива за умов певних дій (операцій). Сукупність операцій, які застосовує фахівець, що виконує певні інформаційні функції, залежить від його ролі у русі інформації, цілей, які вона ставить перед собою у процесі передачі, збереження, переробки, отримуючи і використовуючи інформацію.

Соціальна інформація стосується насамперед відносин людей, їх взаємодії, забезпечуючи процес спілкування, тобто виконує комунікативну функцію. Однак, наголошують М. Ващекін і Ю. Абрамов, провідна роль інформації пов’язана з управлінням. Безперечно, без інформації управління колекти­вом або суспільством стає неможливим. Як відомо, соціальне управління – це насамперед свідома і цілеспрямована людська діяльність. Вона пов’язана з: виробленням рішення; організа­цією, спрямованою на втілення цього рішення в життя; регу­люванням дій відповідно до визначеної мети; систематичним отриманням, переробкою та використанням різних видів соці­альної інформації. Управління використовує переробку інфор­мації в сигнали, які коригують діяльність системи.

Необхідною ознакою управління вважається сталість мети інформаційного процесу, що передбачає збереження підпоряд­кованої системи і водночас її зміну відповідно до мети управ­ління. Досвід свідчить, що керівник досить часто в роботі з інформацією орієнтує свою діяльність на пошук необхідних фактів. Однак їх знаходження не є самоціллю, скоріше – це лише засіб для досягнення певної мети. Треба чітко уявляти, де і для чого ці факти будуть використані. Отже, насамперед необхідно знайти відправну точку, тобто визначити, для чого потрібні ці факти, дані чи відомості, на пошук яких витрача­ється час і фізична енергія. Без цього розраховувати на пошук необхідної інформації не можна. В теорії менеджменту цілі знаходження такої інформації узагальнені і, на нашу думку, можуть стати в нагоді керівникам ПТНЗ. Так, пошук інформа­ції здійснюється здебільшого для:



  1. Обґрунтування своїх доводів і переконання підлеглих прийняти вашу пропозицію або точку зору в ході презентації чи ділової зустрічі, яка запланована на найближчий час;

  2. З метою внесення цих відомостей у звіт (довідку), який ви готуєте на запит керівних органів або на заплановану пед­раду (нараду при директорові, оперативну нараду, інструктив­но-методичну нараду тощо) для переконливості;

  3. Для полегшення прийняття рішення.

Найбільш поширеним є перший варіант. Будь-яку важ­ливу справу, пропозицію керівник намагається підкріпити до­водами. Якщо ж ця пропозиція набуває вигляду презентації, то таких відомостей потрібно багато.

Отже, пошук будь-якої інформації треба розпочинати з визначення мети пропозиції (незалежно від того, матиме вона письмове оформлення чи буде представлена як презентація на діловій зустрічі). Такий підхід сприятиме зосередженню на головному, допоможе зрозуміти, чого саме допоможуть досяг­ти одержані факти (відомості, дані). Це дасть змогу економно витратити час і фізичні сили.



Наприклад, керівник вважає, що необхідно ліцензувати підготовку кваліфікованих робітників з певної професії (нової для ПТНЗ). Цю думку треба переконливо донести до педаго­гічного колективу. Тому мета може бути сформульована таким чином: переконати педагогічний колектив розпочати підго­товку до процедури ліцензування зазначеної професії. Очевид­но, необхідність досягнення цієї мети буде більш переконли­вою, якщо її деталізувати. Відповідно, вона може набути такого формулювання: переконати педагогічний колектив, що ліцен­зування підготовки кваліфікованих робітників з нової професії дасть змогу розширити контингент учнів, надасть можливості збільшити педагогічне навантаження. Далі, необхідно побуду­вати ієрархію цілей (рис. 3.2), водночас виокремлюючи вико­нання, умови й критерії оцінювання, орієнтуючись на норма­тив­ні документи та інші інформаційні джерела.


Рис. 3.2. Ієрархія цілей щодо забезпечення інформаційної потреби керівника в розв’язанні педагогічної проблеми

Практичні поради.

Визначення мети доцільно здійснювати в три етапи: сформулюйте свою мету в загальних рисах → виявіть головну причину, що переконає слухачів прийняти вашу пропозицію, → висловіть цю причину якомога конкрет­ніше. Наприклад, 1 – переконати педагогічний колектив у необхідності ліцензування підготовки кваліфікованих робітників з нової професії; 2 – щоб збільшити контин­гент учнів ПТНЗ; 3 – з точки зору збільшення педагогіч­ного навантаження у співвідношенні з прибутком.

Отже, мета визначена; усвідомлено, на кого розра­хована пропозиція і, відповідно, що хоче від вас почути адресат. Це і є маяк, дороговказ, куди йти і на що звер­тати увагу на шляху до визначеної мети.

Раціональний підхід

Одним речен­ням сформульовано ціль, яку краще записати, і кілька годин (поки здійснюється пошук необхідної інформації) мати її перед очами.







Визначення основної мети допомагає скон­центруватися на дійсно необхідних фак­тах. Такий підхід уможливлює досягнення цієї основної мети. На практиці буває так, що для переконливості керівник шукає факти для обґрунтування дюжини пунктів, але йому не вистачає часу, щоб знайти необхідні дані, ві­домості. Тоді постає проблема – на що витра­тити час. Повертаючись до прикладу, зазна­чимо, що треба зосередитися на фактах, які доводять, що ліцензування підготовки кваліфі­кованих робітників за новою професією (ліцен­зування нової освітньої послуги):

  • підвищить імідж ПТНЗ на ринку освітніх послуг у регіоні;

  • принесе прибутки.

Факти – це лише засіб для досягнення мети, а не самоціль у пошуку інформації




У вас завжди ліміт часу, а тому, шукаючи необхідні вам факти, пам’ятайте про основну ціль. Заглибившись у пошук конкретних фактів і відомостей, які не завжди тор­каються вашої конкретної проблематики, дуже легко свою роботу звести до нульового результату, особливо якщо ви подорожуєте по Інтернеті. Тому доречно встановити собі певний ліміт часу і здійснювати його хронометраж. Якщо ж ті факти, що ви шукаєте, не підтверджують безпосередньо вашу основну мету, не можуть бути використані як доказ ваших аргументів, наприклад упродовж десяти – двадцяти хвилин, то пошуки варто припинити.

Керівнику на замітку






Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   20


База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка