Програма Microsoft Office Publisher 2007 Пригадайте!


Спільна робота з документами



Сторінка28/32
Дата конвертації20.11.2018
Розмір9.83 Mb.
#65156
ТипПрограма
1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   32

4.11. Спільна робота з документами


Пригадайте!

  1. Назвіть відомі Вам сервіси Веб 2.0. Які з них призначені для організації спілкування користувачів?

  2. Для чого призначені он-лайн офіси? Які їх можливості?

  3. З якими сервісами Google ви знайомі? Охарактеризуйте їх призначення.

  4. Що таке обліковий запис? В яких службах вони використовуються?

  5. Які правила роботи на форумі та в чаті?


Системи колективної взаємодії

З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, можуть брати участь в спільній розробці проектів чи опрацюванні одних і тих же документів. Сьогодні вже нікого не здивуєш співробітниками, які зовсім ніколи не заглядають в офіс компанії, а виконують свою роботу, не покидаючи власного будинку. Інші - постійно переміщуються по світу і беруть участь в різних нарадах, семінарах, знаходячись в дорозі.

Доволі часто співробітники, що працюють над одним проектом, знаходяться в різних будівлях, кабінетах тощо. У таких випадках для організації документообігу між учасниками проекту необхідно організувати віртуальний офіс, де будуть зберігатися документи для спільного використання. Головна проблема такої організації діяльності полягає в доступі всіх учасників до загальних документів та в організації колективного спілкування віддалених один від одного учасників. Для цього можна використати відомі вам можливості - електронну пошту, чати, служби миттєвого обміну повідомленнями, різні сервіси Веб 2.0.

Також існує багато спеціально розроблених програм для організації групової роботи і використання спільних документів, наприклад, Google Wave, 12Sprints, Sharepoint, Novell Pulse, IPI.Manager, Feng Office, Microsoft Office Groove 2007 та ін. Такий вид програмного забезпечення поки що не отримав однозначної назви, але найчастіше ці програми називають системи колективної взаємодії. Вони можуть використовуватися як в локальних, так і в глобальних мережах.

Основне призначення систем колективної взаємодії:


  • доступу до спільних ресурсів деякої групи учасників;

  • організація спілкування між учасниками групи;

  • координація і документування ходу робіт.


Організація спільної роботи у Microsoft Office Groove 2007

Однією з програм для організації колективної роботи і віртуального офісу є програма Microsoft Office Groove 2007, яка входить в пакет прикладних програм Microsoft Office 2007.

Вона надає користувачам середовище для проведення он-лайнових зустрічей, обговорення спільних проектів, передачі файлів безпосередньо з одного комп'ютера на іншій, зберігання спільних документів в одному сховищі, доступ до якого можливий з різних комп’ютерів, автоматичне оновлення файлів в сховищі при їх зміненні кимось з учасників групи, зберігання різних версій файлів тощо. Також програма дозволяє користувачам дізнатися про присутність учасників робочої групи в спільному середовищі, проглядати відомості про них, направляти їм повідомлення тощо. Програма включає служби миттєвого обміну повідомленнями, чат, а також можливості спільної роботи над документами. Взаємодія учасників відбувається в так званих робочих областях, де всі учасники групи, програмні засоби та спільні документи концентруються в одній зоні.

Для роботи з програмою потрібно мати підключення до мережі Інтернет. Для запуску програми потрібно виконати Groove_2007.'>Пуск Всі програми Microsoft Office Microsoft Office Groove 2007.

Якщо програма запускається вперше, то на екрані відобразиться Майстер настройки облікового запису, у вікні якого треба виконати такі кроки:


  1. Вибрати відповідь на питання - чи хочете ви створити новий обліковий запис для реєстрації в цій програмі або у вас вже є такий.

  2. Відповісти на питання - чи маєте ви код конфігурації облікового запису Groove. Якщо ці дані невідомі, то слід вибрати перемикач У мене немає коду конфігурації облікового запису.

  3. Вказати ім'я користувача, адресу електронної пошти і пароль для доступу до облікового запису.

  4. Вибрати вид реєстрації створеного облікового запису. Бажано вибрати режим в загальному каталозі Groove – це спростить іншим учасникам пошук відомостей про користувача і запрошення його в групу.

Якщо використання програми відбувається не вперше, то після запуску програми потрібно буде у текстове поле ввести пароль для доступу до облікового запису користувача.

Після того, як вхід в програму буде здійснено, на екрані відобразиться основне вікно програми (рис. 4.96), в якому розташовано меню програми, дві вкладки Робочі області і Контакти, а також область Загальні завдання.



Рис. 4.96. Основне вікно програми Microsoft Office Groove 2007


Робоча область – це створене одним з користувачів місце, яке всі учасники групи використовують для розміщення документів та обговорення того чи іншого питання. Її можна порівняти з окремою кімнатою в чаті. У Groove 2007 можна створити робочі області трьох типів, які відрізняються один від одного початковим набором доступних інструментів:

  • Стандартна – призначена створення віртуального середовища для спілкування учасників і розміщення файлів для спільного користування.

  • Спільне використання файлів – призначена для створення папки на локальному комп’ютері учасника групи, вміст якої буде наданий у спільний доступ іншим учасникам робочої області.

  • Шаблон – дозволяє створити робочу область, вибравши необхідні засоби, які використовуватимуться учасниками групи в спільній роботі:

    • Альбом – для спільного малювання;

    • Блокнот – для створення коротких повідомлень;

    • Календар – для створення колективного графіка роботи над проектом, власного розпорядку дня, призначення зустрічі;

    • Обговорення – для ведення діалогів у стилі запитання-відповідь;

    • Зображення – для додавання і перегляду зображень;

    • Наради – для призначення порядку денного, доручень, ведення протоколу наради

та інші.

Користувач, який створив робочу область, вважається її Керівником. Йому надані права на запрошення і виключення учасників групи, підключення і відключення інструментів, зміну ролі певного учасника робочої області і виконання інших операцій по управлінню робочою областю. Решта користувачів виступають в ролі Учасника або Гостя. Учасник може додавати нові панелі інструментів і запрошувати нових учасників до цієї групи. Гостю ж не надано ніяких дозволів, крім участі в обговореннях та роботі з документами.

Для створення робочої області необхідно:


  1. Вибрати у вікні Панель запуску посилання Створити робочу область.

  2. Вибрати тип створюваної робочої області (Стандартна, Спільне використання файлів, Шаблон).

  3. Увести назву робочої області (наприклад, Проект «Моя школа»).

  4. Вибрати кнопку ОК.

Щоб відкрити створену робочу область, потрібно двічі клацнути на її імені, після чого відкриється вікно цієї області. Наприклад, на рис. 4.97 представлено вікно стандартної робочої області, в якій для користувачів надається два засоби - Файли та Обговорення, ярлики вкладок яких розташовані в нижній частині вікна (9, 10).

1 2 3 4 5 6 7 8





9 10

Рис. 4.97. Вікно стандартної робочої області



1 – заголовок робочої області

2 – меню робочої області

3 – панель інструментів відкритої вкладки

4 – вікно Папки

5 – вікно змісту папок

6 – панель Учасники робочої області

7 – панель Чат (в згорнутому вигляді)

8 – панель Загальні завдання

9 – ярлик вкладки Файли'>Файли

10 – ярлик вкладки Обговорення'>Обговорення


У верхній частині вікна при відкритій вкладці Файли розміщено меню (2) і панель інструментів (3), в лівій частині вікна – дерево папок області (4), в центральній – їх вміст (5). Використовуючи інструменти і команди робочої області, можна додати до неї файли або папки для спільного використання.

У правій частині екрана відображається список учасників групи (6). Всіх учасників розподіляються на три категорії:


  • У робочій області – ті учасники, які зараз присутні в робочій області.

  • Онлайн – користувачі, які зараз мають підключення до Інтернету та встановлену програму Groove, але не приєдналися до групи.

  • Офлайн – користувачі, які приєдналися до групи, але на даний момент не мають підключення до Інтернету.

Панель Чат (7) використовується для організації текстового спілкування між учасниками, на панелі Загальні завдання (8) перераховані операції, які в даний момент доступні учасникові групи.

Після створення області потрібно організувати робочу групу, запросивши до неї учасників. Звертаємо увагу, що для цього в учасників на їх робочих комп'ютерах повинна бути встановлена програма Groove і настроєний обліковий запис, також комп’ютери учасників повинні бути підключені до мережі Інтернет.



Для запрошення нових членів групи необхідно в нижній частині панелі Учасники робочої групи у текстовому полі ввести електронну адресу людини, яку планується запросити до групи і вибрати кнопку Розпочати. Після чого у вікні Надіслати запрошення (рис. 4.98) вибрати роль учасника, ввести текст повідомлення і вибрати кнопку Запросити. Якщо у вас підключено мікрофон, то запрошення можна записати як голосове повідомлення, скориставшись кнопкою , яка розміщена над вікном повідомлення.

Рис. 4.98 Вікно Надіслати запрошення.


Як тільки відправлене запрошення прийде користувачеві (як тільки даний користувач запустить програму Groove та підключиться до Інтернету), його програма Groove сповістить про це відображенням тексту повідомлення в правому нижньому куті екрану. Коли запрошення буде прийнято, автору повідомлення буде надіслано підтвердження в аналогічний спосіб. А на моніторі у нового учасника групи відкриється вікно програми Groove з вмістом спільної робочої області. Імена всіх користувачів, які прийняли запрошення, з’являться у списку панелі Учасники робочої групи.

Надалі учасники робочої області можуть обмінюватися текстовими повідомленнями, створювати і редагувати спільні файли, залишати свої зауваження, змінювати інтерфейс і вміст робочої області. Всі зміни автоматично зберігатимуться в робочій області і будуть автоматично пересилатися всім учасникам групи – даний процес називається синхронізація даних. За відсутності доступу до мережі когось з членів групи, синхронізація даних відбудеться при першому ж сеансі доступу до Інтернету.


Розглянемо більш детально спільну роботу учасників стандартної робочої області.

Вкладка Файли призначена для роботи з документами. Використовуючи засоби панелі інструментів цієї вкладки можна створювати нові папки, копіювати, видаляти, переміщувати об’єкти в робочій області, але це дозволяється робити тільки керівнику групи.

Всі учасники робочої групи мають дозвіл на розміщення нових документів у спільній області. Для цього слід виконати такі дії:


  1. Відкрити вкладку Файли.

  2. Відкрити потрібну папку.

  3. Вибрати на панелі інструментів кнопку Додати файли.

  4. Вибрати у вікні Додавання файлів потрібний файл на локальному комп’ютері учасника групи.

  5. Вибрати кнопку Відкрити.

Розміщений у спільній папці документ з’явиться у вікні робочої області. Автоматично відбудеться синхронізація даних для всіх учасників групи. Кожен учасник групи може відкрити документ для перегляду і внесення змін. Після закриття відредагованого документа на екрані з’являється діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити збереження файлу зі змінами та вказати, при необхідності, нове ім’я файлу. Якщо кілька учасників будуть одночасно зберігати один і той самий документ, то програма повідомить про це і створить копію документа з іншим номером версії.

У списку біля імен змінених об’єктів буде розташований значок . Це попередження учаснику групи, що він ще не переглянув нову версію документа. Після відкриття такого документа значок зникає.



Інший засіб для спільної роботи учасників стандартної робочої області – це Обговорення (рис. 4.99). Використовуючи кнопки панелі інструментів даної вкладки можна створювати, видаляти, сортувати повідомлення тощо. Правила використання цього засобу, спосіб розміщення повідомлень на цій вкладці аналогічні роботі на форумах.

Рис. 4.99. Вкладка Обговорення


Для створення нової теми обговорення потрібно виконати наступні дії:

  1. Відкрити вкладку Обговорення.

  2. Вибрати кнопку Створити, вибрати команду
    Каталог: ivk -> Informatika -> Books
    Informatika -> Створення, оформлення і підготовка до друку складного документу
    Informatika -> Створення, оформлення і підготовка до друку складного документу
    Informatika -> Досвід роботи Викладача інформатики вищої категорії Н. Й. Колобової Комплекс практичних робіт
    Informatika -> Комп’ютерні мережі. Інтернет
    Informatika -> 3. Створення запитів та форм
    Informatika -> Богодухів-2013 Урок інформатики, 10 клас Тема: Поняття презентації та комп’ютерної презентації, їх призначення. Мета: навчальна
    Books -> Програма Microsoft Office Publisher 2007 Пригадайте!
    Informatika -> Методична розробка відкритого практичного заняття «Автоматизація створення однотипних документів з різними реквізитами. Злиття документів Word І Excel»
    Informatika -> Робота з клавіатурним тренажером


    Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   32




База даних захищена авторським правом ©uchika.in.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка