Програма Microsoft Office Publisher 2007 Пригадайте!

Рис. 4.57. Вкладка Створення з файлу вікна Вставлення об’єкта

У такий спосіб дуже зручно і швидко можна об’єднати кілька текстових документів в один або вставити слайди презентації в текстовий документ.
Імпорт і експорт даних з файлів

Часто обмін даними між різними програмами можна організувати з використанням операцій імпорту і експорту, якщо такі операції передбачені засобами цих програм.

Операція імпорту передбачає зчитування програмою даних з файлів, які підготовлені в інших програмах і формат яких не є основним для даної програми. Після відкриття таких файлів (імпортування даних) програма опрацьовує отримані дані як стандартні для своєї роботи. Експорт полягає в збереженні даних у файлі, формат якого не є основним для даної програми. По суті при здійсненні операцій імпорту та експорту відбувається конвертація даних, при цьому перетворення даних може відбуватися з частковою втратою даних, елементів форматування тощо.
Запам’ятайте!

Імпорт (лат. importo – ввезення) файлу – відкриття в програмі файлу, створеного в іншому середовищі.

Експорт (лат. еxport – вивезення) даних – збереження даних у файлі, призначеному для використання в якій-небудь іншій програмі.
Розглянемо як здійснюються деякі операції імпорту та експорту в прикладних програмах Microsoft Office 2007.

Приклад 1. Імпорт тестових файлів в програми Microsoft Office 2007.

Для імпорту текстових файлів в програму Microsoft Excel 2007 потрібно виконати стандарту операцію відкриття файлу, вибравши у списку Тип файлу формат Текстові файли. Імпортуванню підлягають тільки текстові файли формату ТХТ.

Після цього запускається Майстер імпорту текстів (рис. 4.58), виконуючи кроки якого потрібно вказати, чи використовуються розділювачі в початковому документі, який саме символ-розділювач використано, яке кодування символів використане, який тип і формат окремих стовпців даних потрібно встановити тощо. У результаті текст буде конвертовано і вставлено у вигляді таблиці в Excel 2007.

Приблизно так само працює Майстер імпорту текстів і в програмі Access 2007, тільки при його роботі додатково можна вказувати мову і спосіб кодування початкового тексту.

В програму Power Point 2007 імпортувати можна текстові файли різних форматів (ТХТ, RTF, DOCX). В результаті буде створена презентація з деякої кількості слайдів, на кожному з яких як заголовок буде вставлено текст окремих рядків тексту.

В Publisher 2007 імпортувати текстові дані можна двома способами - відкрити текстовий файл вибраного формату (ТХТ, RTF, DOCX) або імпортувати документ Word.

Рис. 4.58. Майстер імпорту тексту в Excel 2007

Система управління базами даних Access 2007 надає особливі можливості для обміну даними з програмами Microsoft Office 2007. Усі необхідні для цього інструменти знаходяться на вкладці Зовнішні дані (рис. 4.59).

Рис. 4.59. Вкладка Зовнішні дані

Наприклад, щоб імпортувати в поточну БД Access 2007 дані з книги Excel 2007, потрібно на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт вибрати кнопку Excel. Далі слідувати вказівкам майстра, який дозволяє імпортувати в Access 2007 вміст вибраного робочого аркуша або іменованого діапазону клітинок (Рис. 4.60).

Рис. 4.60. Другий крок